Lexware Office: der Überblick vom Steuerberater

Lexware Office (früher lexoffice) ist eine der verbreitetsten Cloud-Buchhaltungen für kleine Unternehmen in Deutschland: Angebote, Rechnungen, Belege, Banking und Umsatzsteuer-Voranmeldung in einem Tool. Ich bin auf diese Software spezialisiert – nicht im Sinne von „ich akzeptiere Ihre Exporte", sondern mit Einrichtung, quartalsweiser Qualitätsprüfung und der Übernahme in den Jahresabschluss.

Diese Seite ist der Einstieg: Sie ordnet ein, für wen sich das Tool lohnt, zeigt die Stellen, an denen es in der Praxis regelmäßig klemmt, und führt Sie von dort zu den ausführlichen Antworten.

Für wen lohnt sich Lexware Office – und für wen nicht?

Gut aufgehoben sind Sie, wenn Sie als Selbstständige, Freiberuflerin, UG oder kleine GmbH ohne eigene Buchhaltungsabteilung arbeiten, Ihre Belege ohnehin digital bekommen und bereit sind, den laufenden Teil selbst zu machen. Der Gewinn ist dann echt: kein Belegtransport, kein Jahresend-Schock, jederzeit ein aktueller Blick auf die Zahlen.

Weniger gut passt es, wenn Ihre Buchhaltung viele Sonderfälle enthält – komplexe Warenwirtschaft, große Anlagenbestände, verschachtelte Konzernstrukturen. Und es passt nicht, wenn Sie eigentlich gar nichts selbst machen wollen: Lexware Office spielt seine Stärke aus, wenn jemand regelmäßig hineinschaut. Wer die Belege ein Jahr lang sammelt und dann alles abgibt, zahlt am Ende doppelt – für die Software und für das Aufräumen.

Das ist übrigens keine Frage der Firmengröße, sondern der Arbeitsweise. Ich sage Ihnen im Erstgespräch offen, wenn ich den Eindruck habe, dass ein anderes Setup besser zu Ihnen passt.

Noch keinen Lexware-Office-Zugang?

Als Steuerberater kann ich Sie derzeit zu Lexware Office einladen – dann nutzen Sie die Software 12 Monate kostenlos. Nach Ablauf wandelt Lexware das Abo automatisch in ein kostenpflichtiges um; es bleibt monatlich kündbar.

Entscheidend ist die Reihenfolge: Die Einladung funktioniert nur, solange Sie sich noch nicht selbst angemeldet haben. Ein bestehender Account lässt sich nachträglich nicht umstellen. Verschickt wird die Einladung im Erstgespräch.

Wenn Sie also ohnehin gerade überlegen, Lexware Office zu buchen: erst sprechen, dann anmelden. Und keine Sorge – die Einladung bekommen Sie auch dann, wenn wir am Ende nicht zusammenarbeiten. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Wo klemmt es in der Praxis am häufigsten?

Die Software bucht zuverlässig – Fehler entstehen fast immer dort, wo eine steuerliche Entscheidung nötig ist und die Oberfläche eine einfache Auswahl anbietet. Das sind die Klassiker:

Firmenwagen und Privatnutzung. 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch, E-Auto-Sonderregeln, monatliche Erfassung des geldwerten Vorteils. → Themenseite Firmenwagen mit Vergleichsrechner
Den Kfz-Privatanteil richtig verbuchen. Der häufigste Einzelfehler, den ich im Quartals-Check finde. → Kfz-Privatanteil in Lexware Office buchen
Geschenke an Geschäftspartner. Die 50-Euro-Freigrenze kippt schneller, als die meisten denken – und dann ist die gesamte Ausgabe nicht abziehbar. → 50-Euro-Freigrenze in Lexware buchen
Betriebsprüfung und euBP. Das Finanzamt prüft digital. Was Ihre Buchhaltung dafür mitbringen muss – Verfahrensdokumentation, GoBD, Exportformate. → euBP-Pflicht und Betriebsprüfung
Die Übergabe an die Kanzlei. Warum das DATEV-Konto anders tickt als die Kategorien in Lexware Office – und was das für Ihre Buchungen bedeutet. → Das DATEV-Konto: 5 Prinzipien
Software-Abos aus dem Ausland. Tools aus Irland oder den USA lösen Reverse Charge aus – und der Fehler passiert meist schon im Tool-Account, nicht beim Buchen. → § 13b UStG in Lexware Office richtig buchen
Was überhaupt absetzbar ist. Bevor Sie buchen, muss die Frage geklärt sein. → Was können Selbstständige von der Steuer absetzen?

Wie arbeite ich mit Lexware-Office-Mandanten?

In vier Schritten, immer gleich:

Setup. Kontenstruktur, Belegfluss, Banking-Regeln und DATEV-Anbindung werden einmal sauber eingerichtet. Die meisten Probleme entstehen in den ersten 30 Tagen – genau deshalb fange ich dort an.
Sie buchen laufend selbst. Belege und Bankkonto pflegen Sie, die Software verbucht im Hintergrund.
Quartalsweiser Lexware Office Check. Ich schaue über meinen Steuerberaterzugang hinein, korrigiere, was nicht passt, und erkläre Ihnen die Ursache – damit derselbe Fehler nicht wiederkommt.
Jahresabschluss. Zum Jahresende übernehme ich Ihren Buchungsbestand per DATEV-Schnittstelle und erstelle Abschluss und Steuererklärungen.

Details dazu stehen auf der Seite Leistung; was das kostet, steht mit Beispielrechnungen auf der Preisseite.

Wo können Sie weiterlesen?

Steuer-News – was sich monatlich ändert, auf das Wesentliche gekürzt
Blog – Praxisfälle und Buchungsanleitungen
Infografiken und Erklärvideos zum Nachschlagen

Häufige Fragen

Ersetzt Lexware Office den Steuerberater?

Nein. Lexware Office erfasst und verbucht – die steuerliche Beurteilung bleibt Arbeit für den Menschen. Die Software weiß nicht, ob eine Rechnung eine Betriebsausgabe ist, ob ein Beleg zum richtigen Jahr gehört oder ob eine Gestaltung sinnvoll ist. Sinnvoll ist deshalb die Arbeitsteilung: Sie erfassen laufend, ich prüfe quartalsweise und erstelle Jahresabschluss und Steuererklärungen.

Kommt mein Steuerberater an meine Lexware-Office-Daten?

Ja. Über den Steuerberaterzugang bin ich direkt mit Ihrem Konto verbunden und sehe Ihre Buchhaltung, ohne dass Sie etwas exportieren oder verschicken müssen. Zum Jahresende übernehme ich Ihren kompletten Buchungsbestand per DATEV-Schnittstelle in mein Kanzleisystem – ohne doppelte Erfassung.

Was kostet Lexware Office – und ist die Steuerberatung darin enthalten?

Nein, das sind zwei getrennte Dinge. Die Softwarelizenz zahlen Sie direkt an Lexware, mein Honorar kommt separat dazu. Was meine Begleitung kostet, steht offen auf der Preisseite – die laufende Lexware-Office-Begleitung inklusive Quartals-Check ist fester Bestandteil jedes Mandats.

Was ist der Lexware Office Check?

Einmal pro Quartal gehe ich Ihre Buchhaltung in Lexware Office durch: Ich analysiere Fehler, korrigiere sie, erkläre Ihnen kurz die Ursache und dokumentiere alles. Ziel ist, dass Ihre Selbstbuchhaltung dauerhaft Prüfungs-Niveau erreicht – und der Jahresabschluss ohne Überraschungen läuft.

Kann ich meine Buchhaltung mit Lexware Office komplett selbst machen?

Den laufenden Teil ja – genau dafür ist die Software gebaut, und genau so arbeite ich mit meinen Mandanten. Der Jahresabschluss und die Steuererklärungen bleiben bei mir. Mein Ansatz ist Befähigung, nicht Abhängigkeit: Nach dem Setup und ein paar Quartals-Checks buchen die meisten deutlich sicherer als vorher.