Kfz-Privatanteil in Lexware Office buchen: 1 %-Methode und Fahrtenbuch

Das Wichtigste in Kürze:

• Zwei Wege: 1 %-Methode (pauschal, einfach) oder Fahrtenbuch (genau, aufwendig). Die 1 %-Methode setzt mehr als 50 % betriebliche Nutzung voraus.
• Ein Menüpunkt: Beides buchen Sie in Lexware Office unter Buchhaltung → + Buchung → Private Fahrzeugnutzung.
• Die Umsatzsteuer teilt Lexware Office automatisch auf – 80 % der Bemessungsgrundlage, 20 % bleiben außer Ansatz.

Wenn Sie einen Firmenwagen auch privat fahren, will das Finanzamt diesen privaten Anteil versteuert sehen. Das klingt komplizierter, als es ist: In Lexware Office ist das eine einzige Buchungsmaske, und die Software rechnet den größten Teil selbst aus. Hier sind die zwei gängigen Methoden – Schritt für Schritt.

Welche der beiden Methoden bei Ihnen günstiger ist, rechnen Sie am schnellsten mit dem Firmenwagen-Vergleichsrechner durch. Den Gesamtüberblick zum Thema finden Sie auf der Themenseite Firmenwagen.

Die 1 %-Methode: der pauschale Weg

Das ist der Standardweg, wenn Sie Ihr Auto überwiegend geschäftlich nutzen und sich den Aufwand eines Fahrtenbuchs sparen wollen. Sie versteuern pauschal einen festen Prozentsatz des Bruttolistenpreises.

Wann dürfen Sie die 1 %-Methode nutzen?

• Das Fahrzeug gehört zum Betriebsvermögen.
• Sie nutzen es zu mehr als 50 % betrieblich.

Was Sie dafür brauchen

1. Den Bruttolistenpreis (BLP) bei Erstzulassung – auf volle 100 Euro abgerundet.
2. Den richtigen Prozentsatz:
   • 1 % für Verbrenner,
   • 0,5 % für E-Autos mit einem BLP über 100.000 Euro sowie für Plug-in-Hybride – letztere allerdings nur, wenn sie mindestens 80 km elektrische Reichweite (WLTP) oder höchstens 50 g CO₂/km erreichen. Verfehlt der Hybrid beides, gilt die volle 1-%-Regelung; die Einzelheiten stehen auf der Themenseite Firmenwagen.
   • 0,25 % für E-Autos mit einem BLP bis 100.000 Euro.
   • Die Grenze für E-Autos wurde im Juli 2025 von 70.000 auf 100.000 Euro angehoben.
3. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb: die Entfernung und die Zahl der Arbeitstage pro Monat.

So buchen Sie es in Lexware Office

1. Gehen Sie auf Buchhaltung → Buchungsübersicht → + Buchung → Private Fahrzeugnutzung.
2. Wählen Sie den Monat und geben Sie das Kennzeichen ein.
3. Wählen Sie die passende Regelung (1 %, 0,5 % oder 0,25 %) und tragen Sie den Bruttolistenpreis ein.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf die Kilometer für den Arbeitsweg.
5. Prüfen Sie die Buchungsvorschläge. Die Umsatzsteuer teilt Lexware Office automatisch auf: 80 % unterliegen der Umsatzsteuer, die restlichen 20 % bleiben außer Ansatz.
6. Speichern. Der Betrag wird als Entnahme verbucht und erhöht Ihren Gewinn.

Die Fahrtenbuchmethode: genauer, aber aufwendiger

Hier erfassen Sie alle Fahrten und rechnen am Jahresende exakt aus, wie hoch der private Anteil an den Gesamtkosten war. Das lohnt sich vor allem bei geringer privater Nutzung – und bei teuren Fahrzeugen.

Wann kommt sie infrage?

• Sie führen ein lückenloses Fahrtenbuch. Nachträglich erstellte oder lückenhafte Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt nicht an.
• Sie ist auch bei einer betrieblichen Nutzung unter 50 % möglich.

Was Sie dafür brauchen

1. Gesamtkilometer und private Kilometer des Zeitraums.
2. Die Summe aller mit Vorsteuer belasteten Kosten (Kraftstoff, Wartung, Leasing).
3. Die Summe aller nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten (Kfz-Steuer, Versicherung).

So buchen Sie es in Lexware Office

1. Gehen Sie auf Buchhaltung → Buchungsübersicht → + Buchung → Private Fahrzeugnutzung.
2. Wählen Sie den Reiter „Fahrtenbuchmethode".
3. Tragen Sie Zeitraum, Kennzeichen, den prozentualen Privatanteil und die Kostensummen ein.
4. Lexware Office erstellt die Splittbuchung für die Anteile mit und ohne Umsatzsteuer.
5. Speichern. Der Betrag wird als Privatentnahme verbucht.

Die Stolperfalle: Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Für den Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte kommt zusätzlich ein Zuschlag von 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Monat hinzu. Der wird gern übersehen – und ebenso gern falsch dargestellt.

Denn als Selbstständiger versteuern Sie diesen Zuschlag nicht in voller Höhe: Er wird mit der Entfernungspauschale verrechnet, die Sie für dieselben Fahrten ansetzen dürfen. Gewinnerhöhend wirkt am Ende nur der Betrag, der über die Entfernungspauschale hinausgeht. Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG; der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 12.06.2018 (VIII R 14/15) bestätigt.

Für Arbeitnehmer gilt das so nicht – dort läuft der Zuschlag über die Lohnabrechnung. Wer Vorlagen oder Rechner aus dem Arbeitnehmer-Kontext übernimmt, rechnet sich an dieser Stelle schnell arm oder reich.

Ein Rechenbeispiel aus der Praxis

Szenario: Diesel-Pkw, Bruttolistenpreis 34.599,68 Euro.

1. Der BLP wird auf 34.500 Euro abgerundet.
2. 1 % davon ergibt eine monatliche private Nutzung von 345 Euro.
3. Lexware Office teilt das automatisch auf:
   • Buchung 1: 276 Euro (80 %) zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (52,44 Euro),
   • Buchung 2: 69 Euro (20 %) bleiben ohne Umsatzsteuer.
4. Als Gegenkonto dient „Unentgeltliche Wertabgaben" beziehungsweise „Privatentnahmen".

Den Rest erledigt die Software, sobald die Daten stehen.

Sonderfall GmbH und UG: der Weg über die Lohnabrechnung

Alles bisher Beschriebene gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften – dort ist die private Nutzung eine Privatentnahme.

Bei Kapitalgesellschaften ist das anders: Fährt der angestellte Geschäftsführer den Firmenwagen privat, ist das kein Privatanteil, sondern Arbeitslohn in Form eines geldwerten Vorteils. Bewertet wird er nach denselben Sätzen – 1 %, bei E-Fahrzeugen 0,25 % oder 0,5 % –, erfasst wird er aber nicht in der Buchhaltung, sondern in der Lohnabrechnung.

In Lexware Office führt der Weg dorthin über:

Lohn → Abrechnung vorbereiten → Mitarbeiter → Entgelt hinzufügen → Firmen-PKW

Ein Unterschied, der dabei leicht übersehen wird: Die oben beschriebene Verrechnung des 0,03-%-Zuschlags mit der Entfernungspauschale gilt hier nicht. Beim Arbeitnehmer erhöht der Zuschlag den steuerpflichtigen Arbeitslohn; die Entfernungspauschale wirkt sich erst in seiner eigenen Einkommensteuererklärung aus.

Was ich Ihnen abnehme

Die Buchung selbst ist schnell erledigt – die Frage davor ist die teurere: 1 % oder Fahrtenbuch, Betriebsvermögen oder Privatvermögen, und was passiert beim Verkauf des Fahrzeugs? Diese Weichen stelle ich mit Ihnen beim Setup, danach läuft die monatliche Buchung bei Ihnen in Lexware Office durch.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Fahrzeug richtig eingeordnet ist: Schauen wir gemeinsam drauf.

Diese Anleitung dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.