Das Wichtigste in Kürze
- Tools aus dem Ausland lösen Reverse Charge aus: Sie schulden die deutsche Umsatzsteuer selbst (§ 13b UStG) – auch dann, wenn auf der Rechnung nichts davon steht.
- Die Weiche stellen Sie im Tool-Account, nicht in der Buchhaltung. Fehlt dort Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kassieren Sie Umsatzsteuer, die Sie nicht abziehen dürfen – und schulden die Steuer dem Finanzamt trotzdem ein zweites Mal.
- EU und Drittland sind in Lexware Office zwei verschiedene Kategorien. Beide ergeben unter dem Strich null – deshalb fällt eine Verwechslung niemandem auf. Falsch ist trotzdem die Voranmeldung.
Wenn ich im quartalsweisen Check die Buchhaltung meiner Mandanten durchgehe, ist das hier einer der Punkte, die am zuverlässigsten nicht stimmen. Nicht, weil jemand geschludert hätte – sondern weil der Fehler sich still einschleicht und in keiner Auswertung weh tut.
Es geht um die Software, die heute jeder nutzt: das Projekttool aus Irland, den Newsletter-Dienst aus den USA, den Cloud-Speicher aus den Niederlanden. Sobald Sie so etwas als Unternehmer abonnieren, sind Sie im Umsatzsteuerrecht an einer Stelle, an der die Regeln nicht mehr selbsterklärend sind.
Was passiert, wenn Sie ein Tool aus Irland abonnieren?
Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmen gilt das Empfängerortprinzip (§ 3a Abs. 2 UStG): Besteuert wird dort, wo der Kunde sitzt – also bei Ihnen in Deutschland. Der irische Anbieter stellt deshalb keine irische Umsatzsteuer in Rechnung.
Stattdessen dreht das Gesetz die Steuerschuld um: Sie schulden die deutsche Umsatzsteuer, nicht der Anbieter. Das ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Und dabei gibt es zwei Fälle, die man auseinanderhalten muss:
- Anbieter im EU-Ausland (Irland, Niederlande, Frankreich …) → § 13b Abs. 1 UStG
- Anbieter im Drittland (USA, Großbritannien, Schweiz …) → § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG
Steuerschuldner sind Sie in beiden Fällen (§ 13b Abs. 5 UStG). Im Normalfall ist das ein Nullsummenspiel: Sie melden die Steuer an und ziehen sie im selben Atemzug als Vorsteuer wieder ab. Es kostet Sie nichts – wenn es richtig läuft.
Der Fehler beginnt vor der Buchhaltung
Und damit zum eigentlichen Punkt: Ob es richtig läuft, entscheidet sich nicht beim Buchen. Es entscheidet sich in dem Moment, in dem Sie das Abo abschließen.
Jeder ernsthafte Anbieter hat in den Kontoeinstellungen ein Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Tragen Sie sie ein, weisen Sie sich als Unternehmer aus. Der Anbieter stellt dann netto in Rechnung, mit einem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Alles ist, wie es sein soll.
Lassen Sie das Feld leer, hält der Anbieter Sie für eine Privatperson – und stellt Ihnen Umsatzsteuer in Rechnung.
Warum das doppelt teuer wird
Diese Umsatzsteuer ist für Sie keine abziehbare Vorsteuer. Abziehbar ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer; geschuldet war sie hier aber nicht, weil das Reverse-Charge-Verfahren gegriffen hätte. Unrichtig ausgewiesene Steuer (§ 14c Abs. 1 UStG) berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Gleichzeitig schulden Sie die Steuer trotzdem. Der Steuerschuldübergang hängt nicht daran, was auf der Rechnung steht – er tritt kraft Gesetzes ein.
Sie zahlen die Umsatzsteuer also einmal an den Anbieter, ohne sie zurückzubekommen, und ein zweites Mal an das Finanzamt.
Theoretisch müssten Sie die Rechnung beim Anbieter berichtigen lassen. Praktisch scheitert das fast immer: Große Plattformen korrigieren rückwirkend nicht, und wenn doch, dann höchstens für die Zukunft.
Deshalb ist die einzige verlässliche Lösung die Vorsorge: Hinterlegen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in jedem Tool-Account, bevor das erste Abo läuft. Zwei Minuten pro Tool, einmalig.
So erfassen Sie den Fall in Lexware Office
Lexware Office bildet beide Fälle ab – aber eben als zwei verschiedene Kategorien. Erfasst wird jeweils in der Belegerfassung, und in beiden Fällen tragen Sie im Feld Betrag den Nettobetrag ein. Den Steuerbetrag rechnet die Software intern; er wird nicht separat angezeigt.
Anbieter aus der EU: Kategorie „Fremdleistungen § 13b" wählen (Konto 5923/3123). Der Steuersatz wird mit 19 % vorbelegt, weil sich die Steuer nach dem Empfängerland richtet. Lexware Office bucht daraufhin automatisch den Aufwand, die Umsatzsteuer nach § 13b und die abziehbare Vorsteuer gegen.
Anbieter aus dem Drittland: Kategorie „Fremdleistungen § 13b Drittland" (Konto 5925/3125), sonst identisches Vorgehen.
Für die typischen Fälle gibt es jeweils passendere Unterkategorien als die allgemeine Fremdleistung – unter anderem für Lizenzen und Konzessionen, Beratung, Fortbildung und Werbung, jeweils in einer EU- und einer Drittland-Variante. Für ein Software-Abo ist die Lizenz-Kategorie meist die treffendere Wahl.
Die genauen Klickwege hält Lexware in seiner Hilfe aktuell: für EU-Fälle und für Drittland-Fälle.
Warum die Verwechslung so lange unentdeckt bleibt
Jetzt kommt der Teil, der das Thema so tückisch macht.
Wenn Sie einen Drittland-Fall versehentlich als EU-Fall erfassen, passiert auf den ersten Blick: nichts. Der Aufwand stimmt. Die Umsatzsteuer stimmt. Die Zahllast stimmt, weil sich Steuer und Vorsteuer ohnehin aufheben. Ihre Gewinnermittlung sieht tadellos aus.
Falsch ist etwas anderes – die Voranmeldung. Die beiden Fälle landen dort in verschiedenen Zeilen:
| Fall | Umsatzsteuer | Vorsteuer |
|---|---|---|
| § 13b EU-Fremdleistung | Kennziffern 46, 47 | Kennziffer 67 |
| § 13b Drittland | Kennziffern 84, 85 | Kennziffer 67 |
Sie melden also die richtige Summe in der falschen Zeile. Das fällt Ihnen nicht auf, Ihrem Steuerprogramm nicht und Ihrem Kontostand erst recht nicht. Es fällt auf, wenn jemand gezielt hinschaut – im Zweifel die Betriebsprüfung, und dann für vier Jahre rückwärts.
Genau deshalb steht dieser Punkt auf meiner Liste für den Quartals-Check.
Sonderfall: Kleinunternehmer
Ein Missverständnis, das ich oft höre: „Ich bin Kleinunternehmer, mit Umsatzsteuer habe ich nichts zu tun."
Bei § 13b gilt das nicht. Kleinunternehmer sind ebenfalls Steuerschuldner – aber sie haben keinen Vorsteuerabzug. Aus dem Nullsummenspiel wird für sie damit eine echte Zahlung: Die 19 % auf das ausländische Abo gehen tatsächlich ans Finanzamt. Und weil eine Steuer anzumelden ist, entsteht zusätzlich eine Voranmeldungspflicht, mit der niemand gerechnet hat.
Wer als Kleinunternehmer regelmäßig ausländische Tools bezieht, sollte das einmal durchrechnen. Bei zehn Abos ist das kein Rundungsfehler mehr.
Was Sie jetzt tun können
- Alle Tool-Accounts durchgehen und prüfen, ob Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt ist. Das ist der Schritt mit dem größten Effekt.
- Eine Rechnung je Anbieter ansehen: Steht dort ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und kein Steuerbetrag? Dann passt es.
- Die bisherigen Buchungen stichprobenweise prüfen – vor allem, ob EU- und Drittland-Fälle auseinandergehalten wurden.
- Für die Zukunft eine Regel setzen: Neues Tool? Erst Umsatzsteuer-ID eintragen, dann abonnieren.
Wenn Sie bei Schritt 3 unsicher sind: Genau das schaue ich mir im Lexware Office Check an. Ich gehe Ihre Buchungen durch, korrigiere, was nicht passt, und sage Ihnen, welche Accounts Sie noch nachziehen müssen – damit der Fehler nicht vier Jahre lang weiterläuft.