Das Wichtigste in Kürze
- Tools aus dem Ausland lösen Reverse Charge aus: Sie schulden die deutsche Umsatzsteuer selbst (§ 13b UStG) – auch dann, wenn auf der Rechnung nichts davon steht.
- Die Weiche stellen Sie im Tool-Account, nicht in der Buchhaltung. Fehlt dort Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, stellen Ihnen viele Anbieter Umsatzsteuer in Rechnung, die Sie nicht abziehen dürfen – das ist Ihr Verlust. Die Steuer nach § 13b melden Sie trotzdem an; sie kostet Sie nichts, solange Sie Vorsteuer abziehen dürfen.
- EU und Drittland sind in Lexware Office zwei verschiedene Kategorien. Beide ergeben bei vollem Vorsteuerabzug unter dem Strich null – deshalb fällt eine Verwechslung niemandem auf. Falsch ist trotzdem die Voranmeldung.
Wenn ich im quartalsweisen Check die Buchhaltung meiner Mandanten durchgehe, ist das hier einer der Punkte, die am zuverlässigsten nicht stimmen. Nicht, weil jemand geschludert hätte – sondern weil der Fehler sich still einschleicht und in keiner Auswertung weh tut.
Es geht um die Software, die heute jeder nutzt: das Projekttool aus Irland, den Newsletter-Dienst aus den USA, den Cloud-Speicher aus den Niederlanden – und inzwischen fast immer auch ein KI-Abo, dessen Rechnung je nach Anbieter aus Irland oder aus den USA kommt. Sobald Sie so etwas als Unternehmer abonnieren, sind Sie im Umsatzsteuerrecht an einer Stelle, an der die Regeln nicht mehr selbsterklärend sind.
Was passiert, wenn Sie ein Tool aus Irland abonnieren?
Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmen gilt das Empfängerortprinzip (§ 3a Abs. 2 UStG): Besteuert wird dort, wo der Kunde sitzt – also bei Ihnen in Deutschland. Der irische Anbieter stellt deshalb keine irische Umsatzsteuer in Rechnung.
Stattdessen dreht das Gesetz die Steuerschuld um: Sie schulden die deutsche Umsatzsteuer, nicht der Anbieter. Das ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Und dabei gibt es zwei Fälle, die man auseinanderhalten muss:
- Anbieter im EU-Ausland (Irland, Niederlande, Frankreich …) → § 13b Abs. 1 UStG
- Anbieter im Drittland (USA, Großbritannien, Schweiz …) → § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG
Steuerschuldner sind Sie in beiden Fällen (§ 13b Abs. 5 UStG). Im Normalfall ist das ein Nullsummenspiel: Sie melden die Steuer an und ziehen sie im selben Atemzug als Vorsteuer wieder ab. Es kostet Sie nichts – wenn es richtig läuft.
Der Fehler beginnt vor der Buchhaltung
Und damit zum eigentlichen Punkt: Ob es richtig läuft, entscheidet sich nicht beim Buchen. Es entscheidet sich in dem Moment, in dem Sie das Abo abschließen.
Die meisten Anbieter haben in den Kontoeinstellungen ein Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Tragen Sie sie ein, weisen Sie sich als Unternehmer aus. Der Anbieter stellt dann netto in Rechnung, mit einem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Alles ist, wie es sein soll.
Lassen Sie das Feld leer, hält der Anbieter Sie in der Regel für eine Privatperson – und stellt Ihnen Umsatzsteuer in Rechnung.
Was Sie das kostet
Verloren ist die Umsatzsteuer, die der Anbieter Ihnen berechnet – solange er die Rechnung nicht korrigiert. Bei einem Abo für 20 € netto im Monat sind das 3,80 € – knapp 46 € im Jahr, für jedes Tool.
Der Grund: Diese Umsatzsteuer ist für Sie in aller Regel keine abziehbare Vorsteuer. Abziehbar ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer; geschuldet war sie hier aber nicht, weil bei einer Leistung für Ihr Unternehmen das Reverse-Charge-Verfahren greift. Unrichtig ausgewiesene Steuer (§ 14c Abs. 1 UStG) berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Die Steuer nach § 13b schulden Sie daneben trotzdem. Der Steuerschuldübergang hängt nicht daran, was auf der Rechnung steht – er tritt kraft Gesetzes ein. Diesen Teil melden Sie an und ziehen ihn in derselben Voranmeldung als Vorsteuer wieder ab; eine Rechnung brauchen Sie dafür nicht (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Unter dem Strich kostet er Sie nichts, wenn Sie zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Doppelt zahlt, wer die Steuer nach § 13b nicht als Vorsteuer abziehen darf: Kleinunternehmer (dazu unten) und Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen, etwa Heilberufe oder Wohnungsvermieter.
Theoretisch müssten Sie die Rechnung beim Anbieter berichtigen lassen. Praktisch scheitert das fast immer: Große Plattformen korrigieren rückwirkend nicht, und wenn doch, dann höchstens für die Zukunft.
Deshalb ist die einzige verlässliche Lösung die Vorsorge: Hinterlegen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in jedem Tool-Account, bevor das erste Abo läuft. Zwei Minuten pro Tool, einmalig.
Und wenn der Anbieter gar kein Feld dafür hat?
Manche Anbieter, vor allem aus den USA, fragen die Nummer gar nicht ab. An Ihrer Pflicht ändert das nichts: Die Steuerschuld hängt nicht an der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sondern daran, dass Sie die Leistung als Unternehmer für Ihr Unternehmen beziehen. Die Nummer ist der Nachweis, an dem der Anbieter Sie als Unternehmer erkennt – nicht die Voraussetzung. § 13b Abs. 5 Satz 1 UStG verlangt nur, dass Sie Unternehmer sind; von einer Nummer steht dort nichts. So hat es der Bundesfinanzhof für einen Anbieter aus der EU entschieden (Urteil vom 31.01.2024, V R 20/21), und für Anbieter aus dem Drittland sagt das Gesetz nichts anderes.
Rechnet der Anbieter ohne Steuer ab, melden Sie die Steuer nach § 13b an wie in jedem anderen Fall. Weist er Steuer aus, fragen Sie nach einem Geschäftskunden-Tarif oder beim Support nach. Bleibt er dabei, ist die Steuer aus seiner Rechnung Ihr Verlust – die Steuer nach § 13b melden Sie trotzdem an.
Gegenprobe: Was steht auf Ihrer Rechnung?
Nicht jede deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung eines internationalen Anbieters ist ein Fehler. Entscheidend ist, wer die Leistung erbringt – nicht der Name auf der Website. Schauen Sie in den Rechnungskopf: Rechnet eine deutsche Gesellschaft des Anbieters ab (etwa eine GmbH) oder eine deutsche Niederlassung unter ihrer eigenen deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sie beginnt mit DE), ist die ausgewiesene Steuer richtig. Eine deutsche Postanschrift allein genügt dafür nicht.
| Auf der Rechnung | Wofür das spricht | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Nettobetrag, Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Aussteller im Ausland | § 13b, richtig abgerechnet | Als Fremdleistung § 13b erfassen |
| Deutsche Umsatzsteuer, Aussteller ist eine ausländische Gesellschaft, eine beteiligte deutsche Niederlassung ist nicht erkennbar | Der Anbieter hat Sie als Privatkunden behandelt | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachtragen, Korrektur verlangen, § 13b trotzdem anmelden. Im Zweifel erst mit dem Anbieter klären |
| Deutsche Umsatzsteuer, Aussteller ist eine deutsche Gesellschaft oder eine Niederlassung mit deutscher Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Leistung aus Deutschland, kein Fall für § 13b | Als normale Ausgabe mit Vorsteuer erfassen |
Die Tabelle zeigt die typischen Fälle. Ist unklar, wer die Leistung erbringt, klären Sie das mit dem Anbieter, bevor Sie buchen.
So erfassen Sie den Fall in Lexware Office
Lexware Office bildet beide Fälle ab – aber eben als zwei verschiedene Kategorien. Erfasst wird jeweils in der Belegerfassung, und in beiden Fällen tragen Sie im Feld Betrag den Nettobetrag ein. Den Steuerbetrag rechnet die Software intern; er wird nicht separat angezeigt.
Anbieter aus der EU: Kategorie „Fremdleistungen § 13b" wählen (Konto 5923/3123). Der Steuersatz wird mit 19 % vorbelegt, weil die Leistung in Deutschland besteuert wird. Lexware Office bucht daraufhin automatisch den Aufwand, die Umsatzsteuer nach § 13b und die abziehbare Vorsteuer gegen.
Anbieter aus dem Drittland: Kategorie „Fremdleistungen § 13b Drittland" (Konto 5925/3125), sonst identisches Vorgehen.
Für die typischen Fälle gibt es jeweils passendere Unterkategorien als die allgemeine Fremdleistung – unter anderem für Lizenzen und Konzessionen, Beratung, Fortbildung und Werbung, jeweils in einer EU- und einer Drittland-Variante. Für ein Software-Abo ist die Lizenz-Kategorie meist die treffendere Wahl.
Die genauen Klickwege hält Lexware in seiner Hilfe aktuell: für EU-Fälle und für Drittland-Fälle.
Warum die Verwechslung so lange unentdeckt bleibt
Jetzt kommt der Teil, der das Thema so tückisch macht.
Wenn Sie einen Drittland-Fall versehentlich als EU-Fall erfassen, passiert auf den ersten Blick: nichts. Der Aufwand stimmt. Die Umsatzsteuer stimmt. Die Zahllast stimmt in aller Regel, weil sich Steuer und Vorsteuer ohnehin aufheben. Ihre Gewinnermittlung sieht tadellos aus.
Falsch ist etwas anderes – die Voranmeldung. Die beiden Fälle landen dort in verschiedenen Zeilen:
| Fall | Umsatzsteuer | Vorsteuer |
|---|---|---|
| § 13b EU-Fremdleistung | Kennziffern 46, 47 | Kennziffer 67 |
| § 13b Drittland | Kennziffern 84, 85 | Kennziffer 67 |
Sie melden also die richtige Summe in der falschen Zeile – und weil die Steuer in beiden Fällen zu unterschiedlichen Zeitpunkten entsteht, gelegentlich auch im falschen Zeitraum. Das fällt Ihnen nicht auf, Ihrem Steuerprogramm nicht und Ihrem Kontostand erst recht nicht. Es fällt auf, wenn jemand gezielt hinschaut – im Zweifel die Betriebsprüfung, und dann für mehrere Jahre rückwärts.
Genau deshalb steht dieser Punkt auf meiner Liste für den Quartals-Check.
Sonderfall: Kleinunternehmer
Ein Missverständnis, das ich oft höre: „Ich bin Kleinunternehmer, mit Umsatzsteuer habe ich nichts zu tun."
Bei § 13b gilt das nicht. Kleinunternehmer sind ebenfalls Steuerschuldner – aber sie haben keinen Vorsteuerabzug. Aus dem Nullsummenspiel wird für sie damit eine echte Zahlung: Die 19 % auf das ausländische Abo gehen tatsächlich ans Finanzamt. Und weil eine Steuer anzumelden ist, entsteht zusätzlich eine Voranmeldungspflicht, mit der niemand gerechnet hat – für jeden Zeitraum, in dem ein solches Abo anfällt.
Wer als Kleinunternehmer regelmäßig ausländische Tools bezieht, sollte das einmal durchrechnen. Bei zehn Abos ist das kein Rundungsfehler mehr.
Was Sie jetzt tun können
- Alle Tool-Accounts durchgehen und prüfen, ob Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt ist. Das ist der Schritt mit dem größten Effekt. Fangen Sie bei den KI-Abos an: Sie sind oft die jüngsten Verträge und nebenbei mit der Kreditkarte abgeschlossen.
- Eine Rechnung je Anbieter ansehen: Steht dort ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und kein Steuerbetrag? Dann spricht alles für § 13b. Steht deutsche Umsatzsteuer darauf, hilft die Tabelle unter „Gegenprobe“ weiter.
- Die bisherigen Buchungen stichprobenweise prüfen – vor allem, ob EU- und Drittland-Fälle auseinandergehalten wurden.
- Für die Zukunft eine Regel setzen: Neues Tool? Erst Umsatzsteuer-ID eintragen, dann abonnieren.
Wenn Sie bei Schritt 3 unsicher sind: Genau das schaue ich mir im Lexware Office Check an. Ich gehe Ihre Buchungen durch, korrigiere, was nicht passt, und sage Ihnen, welche Accounts Sie noch nachziehen müssen – damit der Fehler nicht jahrelang weiterläuft.