euBP-Pflicht & Betriebsprüfung: So hilft Lexware Office

Schluss mit Papierbergen: Die euBP-Pflicht bei der Betriebsprüfung – und was Lexware Office für Sie tut

Das Wichtigste in Kürze

• Digitale Pflicht: Seit 2023 müssen Lohndaten bei Prüfungen der Rentenversicherung digital übermittelt werden (euBP); seit 2025 gilt dies schrittweise auch für die Finanzbuchhaltung.
• Weniger Stress: Die Prüfung findet oft nicht mehr bei Ihnen vor Ort statt, sondern rein digital über Datensätze.
• Lexware hilft: In Lexware Office Lohn & Gehalt gibt es eine direkte Schnittstelle für die Übermittlung. Für die Buchhaltung nutzen Sie den GDPdU-Export.

Die Änderung im Detail: Was ist die euBP?

Vielleicht haben Sie den Begriff “euBP” schon mal auf einem Schreiben der Deutschen Rentenversicherung gesehen. Er steht für “elektronisch unterstützte Betriebsprüfung”.

Früher kam der Prüfer mit dem Aktenkoffer in Ihr Büro, hat Ordner gewälzt und Kaffee getrunken. Das ändert sich radikal.

• Seit dem 01.01.2023 ist die Teilnahme an der euBP für die Lohnbuchhaltung verpflichtend. Das heißt: Die Rentenversicherung fordert Ihre Daten digital an, und Sie (oder ich als Ihr Steuerberater) müssen sie elektronisch liefern.
• Neu ab 01.01.2025: Diese Verpflichtung weitet sich auch auf die Finanzbuchhaltung aus. Die Prüfer wollen tiefere Einblicke in Ihre Buchungssätze, um die Lohnabrechnungen zu verplausibilieren.

Das Ziel der Behörden: Prüfungen sollen schneller, effizienter und weniger störend für Ihren Betriebsablauf sein.

Was das für Sie bedeutet

Zunächst einmal: Keine Panik. Eigentlich ist das eine gute Nachricht für uns digitale Unternehmer.

1. Sie müssen “sauber” arbeiten: Da die Daten maschinell eingelesen werden, fallen Unstimmigkeiten (z.B. fehlende Belege an Buchungen) schneller auf. Die Qualität Ihrer laufenden Buchhaltung ist also wichtiger denn je.
2. Befreiungsmöglichkeit: Es gibt eine Übergangsfrist. Sie können sich theoretisch bis Ende 2026 von der Pflicht befreien lassen, wenn die digitale Übermittlung für Sie unzumutbar ist. Aber mal ehrlich: Als Lexware Office Nutzer ist das für Sie kein Argument – Sie sind ja schon digital aufgestellt!
3. Datenschutz: Die Daten werden nach der Prüfung und Erstellung des Berichts bei der Behörde wieder gelöscht. Sie erhalten darüber sogar eine Rückmeldung.

So setzen Sie das in Lexware Office um

Hier spielt Lexware Office seine Stärken aus, weil die Schnittstellen bereits integriert sind. Ich habe mir die aktuelle Hilfe für Sie angesehen – so gehen Sie vor:

Fall A: Lohnprüfung (Deutsche Rentenversicherung)

Das ist der häufigste Fall für die euBP. Lexware Office Lohn & Gehalt hat hierfür einen direkten Workflow.

1. Gehen Sie im Bereich Lohn oben rechts auf das Zahnrad und wählen Sie Export.
2. Suchen Sie den Bereich “Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)”.
3. Klicken Sie auf “Betriebsprüfung erfassen”.
4. Geben Sie die Daten aus dem Prüfungsanschreiben ein:
   • Prüftermin
   • Geschäftszeichen der Prüfung
   • Prüfungszeitraum
5. Lexware erstellt den Export und übermittelt ihn direkt. Sie werden per Benachrichtigung (Briefumschlag-Symbol) informiert, wenn die Übertragung durch ist.

Fall B: Finanzbuchhaltung & Steuerprüfung (Finanzamt)

Wenn der Prüfer (vom Finanzamt oder der DRV im erweiterten Umfang) Ihre Buchhaltungsdaten sehen will, nutzen Sie den sogenannten GDPdU-Export (auch “IDEA-Export” genannt).

1. Gehen Sie zu Einstellungen (Zahnrad) > Export.
2. Wählen Sie den Reiter “Weitere Exporte”.
3. Klicken Sie bei “Daten für die Betriebsprüfung” auf “Export starten”.
4. Wählen Sie das geprüfte Jahr aus.
5. Lexware erstellt eine ZIP-Datei, die genau dem Standard entspricht, den die Prüfer-Software einlesen kann. Diese Datei können Sie dem Prüfer (oder mir zur Weiterleitung) zur Verfügung stellen.

Wichtig: Wenn ich als Ihr Steuerberater Ihre Buchhaltung über DATEV finalisiere, läuft der Export und die Kommunikation mit dem Prüfer in der Regel direkt über meine Kanzlei. Sprechen Sie mich im Zweifel einfach an, wenn so ein Brief ins Haus flattert!

Praxisbeispiel: Handwerker Hannes

Hannes betreibt einen kleinen Sanitärbetrieb. Er bekommt Post von der Deutschen Rentenversicherung: Eine Betriebsprüfung für die Jahre 2022 bis 2024 steht an.

Früher hätte Hannes einen Raum freiräumen und Ordner suchen müssen.

Heute: Hannes schickt mir ein Foto des Schreibens. Ich sehe das Geschäftszeichen. Da Hannes seinen Lohn über Lexware Office macht, logge ich mich kurz ein, gehe auf Lohn > Export > euBP, trage das Aktenzeichen und den Zeitraum ein und klicke auf “Senden”.

Zusätzlich ziehe ich unter Einstellungen > Export die GDPdU-Daten für die Jahre 22-24, falls Rückfragen zur Fibu kommen.

Dauer: 10 Minuten. Der Prüfer meldet sich zwei Wochen später mit dem Ergebnis. Hannes konnte in der Zeit weiter Rohre verlegen.

Mein Fazit

Die euBP ist ein weiterer Schritt, der zeigt: Wer digital bucht, hat’s leichter. Die Zeiten, in denen man Angst vor dem Prüfer im Haus haben musste, sind vorbei – vorausgesetzt, die Datenbasis stimmt.

Nutzen Sie die Automatisierung von Lexware Office. Es ist eines der wenigen Tools, das diese Behörden-Schnittstellen so benutzerfreundlich integriert hat, dass Sie kein IT-Experte sein müssen.

Sind Sie unsicher, ob Ihre Buchhaltung “prüfungsfest” für eine digitale Analyse ist? Oder haben Sie Post vom Prüfer bekommen und wissen nicht weiter?

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