E-Rechnung 2027: Pflicht, Fristen & Lexware Office

Betrifft mich die E-Rechnung – und ab wann?

Die E-Rechnung kommt in drei Stufen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 – das gilt für jedes Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Versenden müssen Sie sie erst später: ab 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt, sonst ab 2028. Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung erbringen, nicht das Datum der Rechnung.

Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen im Inland für deren Betrieb. Wer nur an Privatleute oder ins Ausland verkauft, schreibt weiter wie bisher – ebenso bei Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind, etwa von Ärzten oder Wohnungsvermietern. Welche Stufe für Sie gilt, zeigt der Check:

XRechnung, ZUGFeRD, Peppol – was ist das?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Abtippen auslesen kann. Ein einfaches PDF aus Word gehört nicht dazu, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Und nicht jedes ZUGFeRD zählt: Es muss mindestens Version 2.0.1 sein, die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Rechnungsprogramme wie Lexware Office erzeugen ein passendes Profil. Drei Begriffe begegnen Ihnen dabei immer wieder:

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zählt rechtlich der XML-Teil, nicht das Bild. Weichen PDF und XML voneinander ab, bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung.

Welches Format wähle ich bei Lieferanten wie Amazon Business?

Immer mehr Lieferanten fragen, wie Sie Ihre E-Rechnungen haben wollen – Amazon Business zum Beispiel bietet XRechnung, ZUGFeRD und Peppol zur Auswahl an. Die richtige Wahl hängt davon ab, womit Sie buchen:

Reicht meine PDF-Rechnung noch?

Beim Empfangen: Schickt Ihnen ein Lieferant in der Übergangszeit noch ein einfaches PDF, dürfen Sie es annehmen und buchen – mit Ihrer Zustimmung, und die erteilen Sie in der Regel schon, indem Sie die Rechnung widerspruchslos annehmen. Eine E-Rechnung eines inländischen Unternehmens für Ihren Betrieb dürfen Sie umgekehrt nicht ablehnen: Dafür braucht der Lieferant seit 2025 keine Zustimmung mehr – auch bei Kleinbeträgen. Nur bei Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, bleibt es bei der Zustimmung.

Beim Versenden: Rechnungen an Unternehmen dürfen Sie für Leistungen der Jahre 2025 und 2026 noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder – mit Zustimmung Ihres Kunden – als PDF schicken. Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug (Rechnung bis 31. Dezember 2027). Wer mit Kunden bereits per EDI abrechnet, darf das mit deren Zustimmung unabhängig vom Umsatz noch bis Ende 2027. Für Leistungen ab 2028 ist bei Rechnungen an Unternehmen im Inland Schluss mit dem PDF.

Dauerhaft erlaubt bleiben Papier und – mit Zustimmung – PDF bei Rechnungen bis 250 € brutto (außer bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Fernverkäufen nach § 3c UStG), bei Fahrausweisen und für Kleinunternehmer. Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind, gibt es ohnehin keine Rechnungspflicht. Und: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein PDF, ist aber (in einem geeigneten Profil) eine vollwertige E-Rechnung – wer ZUGFeRD verschickt, ist schon auf dem richtigen Weg.

Was muss ich aufbewahren?

Rechnungen bewahren Sie weiterhin acht Jahre auf. Neu ist: Bei einer E-Rechnung zählt die Originaldatei, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit seinem XML-Teil – und zwar unverändert. Ein Ausdruck oder ein Screenshot reicht nicht.

Das klingt aufwendiger, als es ist: Lexware Office und DATEV Unternehmen online speichern die hochgeladene Datei unverändert und erfüllen damit die Aufbewahrungspflicht. Wichtig ist nur, dass die E-Rechnung dort als Datei ankommt – und nicht bloß als ausgedrucktes Papier im Ordner.

So geht’s in Lexware Office

Viele meiner Mandanten arbeiten mit Lexware Office. Für sie ist die E-Rechnung kein großes Projekt – aber es gibt drei Stellen, an denen es hakt, wenn man sie nicht kennt.

E-Rechnungen empfangen

1. Format beim Lieferanten wählen: Wo Sie die Wahl haben, nehmen Sie ZUGFeRD per E-Mail. Lexware Office nimmt E-Rechnungen per Upload oder E-Mail entgegen; einen Empfang über Peppol beschreibt die Lexware-Hilfe nicht (Stand September 2026).
2. Rechnung in Lexware Office bringen: Laden Sie die Datei in der Belegerfassung hoch – wie jeden anderen Beleg. Im Tarif XL geht das automatisch: Sie richten eine eigene Adresse für den Belegempfang ein und geben den Lieferanten als Absender frei.
3. Erkennen und prüfen: Lexware Office erkennt die E-Rechnung, markiert sie mit „E-Rechnung“ und übernimmt die Daten aus dem XML-Teil. Weichen die Daten vom Rechnungsbild ab, fordern Sie beim Lieferanten eine Korrektur an.
4. Nicht nachbearbeiten: E-Rechnungen lassen sich in Lexware Office bewusst nicht verändern oder mit anderen Dokumenten zusammenführen – so bleibt die Originaldatei für die Aufbewahrung erhalten.

Die Klick-Wege stehen in der Lexware-Hilfe: E-Rechnungen erfassen · Belegempfang per E-Mail einrichten (XL).

E-Rechnungen erstellen und versenden

1. Funktion einmal einschalten: unter Einstellungen → E-Rechnung. Das geht ab dem Tarif M und nur mit Admin-Rechten.
2. Kunden als „Firma“ anlegen: Lexware Office erzeugt E-Rechnungen nur für Firmenkontakte – auch Selbstständige als Kunden müssen als Firma angelegt sein. An Privatpersonen entsteht keine E-Rechnung, und das ist richtig so.
3. Netto-Beträge verwenden: E-Rechnungen legt Lexware Office immer netto an. Führen Sie ein Angebot mit Brutto-Beträgen zur Rechnung weiter, entsteht keine E-Rechnung.
4. Mit der E-Rechnungsprüfung kontrollieren: Der Knopf im Belegeditor zeigt, ob noch etwas fehlt, etwa Ihre Steuernummer oder ein passendes Layout.
5. Wie gewohnt versenden: per E-Mail aus Lexware Office oder über Ihr eigenes Mailprogramm. Serienrechnungen passt Lexware Office automatisch an, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Klick-Wege stehen in der Lexware-Hilfe: E-Rechnungsfunktion aktivieren · E-Rechnung erstellen.

Beim Lexware Office Check schaue ich mir auch Ihre E-Rechnungen an: ob sie als solche ankommen, richtig gebucht sind und Ihre Ausgangsrechnungen die Prüfung bestehen.

So geht’s mit DATEV Unternehmen online

Arbeiten Sie mit DATEV Unternehmen online, läuft die E-Rechnung über die DATEV E-Rechnungsplattform. Sie besteht aus zwei Teilen: dem E-Rechnungspostfach für den Eingang und der E-Rechnungsschreibung für den Ausgang.

E-Rechnungen empfangen: das E-Rechnungspostfach

1. Auf der E-Rechnungsplattform registrieren: Sie schließen den Vertrag direkt mit DATEV ab und registrieren sich dafür mit einem DATEV-Konto. Eine vorhandene SmartCard oder einen SmartLogin können Sie erst danach mit diesem Konto verknüpfen.
2. E-Rechnungspostfach aktivieren: Es ist Ihr digitaler Briefkasten und empfängt Rechnungen über Peppol, das TRAFFIQX-Netzwerk oder per E-Mail. Ihre Empfangsdaten für die Lieferanten sehen Sie auf der Startseite der Plattform.
3. Mit DATEV Unternehmen online verbinden: Das Postfach selbst archiviert nicht. Erst die Verbindung schickt jede Rechnung automatisch nach Belege online – dort ist sie aufbewahrt, und ich kann sie buchen.
4. Lieferanten Bescheid geben: Nennen Sie Ihren Lieferanten die Empfangsdaten. Per E-Mail gilt: eine Rechnung je Mail, als ZUGFeRD oder XRechnung, Anlagen in die Rechnungsdatei eingebettet.

Anleitungen bei DATEV: Erste Schritte (Dok.-Nr. 1038878) · Verbindung zu Unternehmen online (Dok.-Nr. 1037662) · Häufige Fragen (Dok.-Nr. 1038126).

E-Rechnungen schreiben: die E-Rechnungsschreibung

Die DATEV E-Rechnungsschreibung ist für Unternehmen gedacht, die nur wenige Rechnungen an Geschäftskunden schreiben und das bisher in Word oder Excel erledigt haben. Sie erzeugt XRechnung und ZUGFeRD und versendet per E-Mail, über Peppol oder das TRAFFIQX-Netzwerk. Seit dem 1. Juli 2026 ist sie kostenpflichtig. Wer viele Rechnungen schreibt, ist mit einem Rechnungsprogramm besser bedient – sprechen Sie mich an, bevor Sie etwas bestellen.

Anleitung bei DATEV: E-Rechnungsschreibung aktivieren (Dok.-Nr. 1038025).

Was Sie tun – und was ich übernehme

Die Einrichtung der Plattform liegt bei Ihnen, weil Sie dort selbst Vertragspartner von DATEV sind. Auch die Verbindung zu DATEV Unternehmen online richten Sie ein – DATEV lässt das die Kanzlei nicht für ihre Mandanten erledigen. Ich sorge dafür, dass Ihr Zugang zu Belege online die nötigen Rechte hat, und buche die Rechnungen, die dort ankommen. Hakt es bei der Einrichtung, melden Sie sich bei mir.

Merkblätter zum Herunterladen

Fachlich geprüft und freigegeben am 30.09.2026 von Mathias Dittmann, Steuerberater. Erstellt mit KI-Unterstützung – die fachliche Verantwortung liegt bei mir. Wie ich KI einsetze