Das Wichtigste in Kürze:
- 50 € im Monat je Mitarbeiter sind als Sachbezug steuer- und abgabenfrei – bis zu 600 € im Jahr.
- Freigrenze, nicht Freibetrag: ein Cent darüber, und der volle Betrag wird steuerpflichtig.
- Kein Bargeld. Nur Sachbezüge sind begünstigt, deshalb der Umweg über Gutscheinkarten.
- Anbieter nehmen die Abwicklung ab, nicht die Datenpflege.
Wenn ein Mitarbeiter 50 € mehr im Monat bekommen soll, kostet das über das Bruttogehalt schnell das Doppelte – Lohnsteuer und Sozialabgaben auf beiden Seiten. Über die Sachbezugsfreigrenze kommen dieselben 50 € ungeschmälert an. Das ist einer der wenigen Hebel, bei denen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichzeitig gewinnen.
Wie die Freigrenze funktioniert
Sie dürfen Ihren Mitarbeitern monatlich Sachbezüge bis 50 € zuwenden, ohne dass Lohnsteuer oder Sozialabgaben anfallen. Über das Jahr sind das 600 € je Person, die netto wie brutto ankommen.
Zwei Regeln entscheiden darüber, ob das funktioniert:
Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Wird sie überschritten – und sei es um einen Cent –, ist der komplette Betrag steuer- und beitragspflichtig. Nicht nur der übersteigende Teil. Deshalb sollte man nicht auf 50,00 € kalkulieren, sondern mit etwas Luft.
Es muss ein Sachbezug sein. Bargeld oder ein Gutschein, der sich in Bargeld tauschen lässt, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Genau deshalb gibt es die Kartensysteme: Sie stellen sicher, dass es beim Sachbezug bleibt.
Wo Anbieter wie Edenred ins Spiel kommen
Die Freigrenze steht jedem Arbeitgeber offen – auch ohne Dienstleister. In der Praxis scheitert die Umsetzung aber oft an der Kleinarbeit: passende Akzeptanzstellen, monatliche Aufladung, Nachweisführung.
Genau das lösen Anbieter von Guthabenkarten. Sie stellen die Karte mit einem definierten Akzeptanznetz, laden monatlich automatisch auf und dokumentieren die Zuwendungen. Die Mitarbeiter bezahlen per Karte oder App, oft auch über Apple Pay und Google Pay.
In meiner eigenen Kanzlei nutze ich Edenred. Das ist keine Grundsatzempfehlung, sondern schlicht die Lösung, mit der ich arbeite – und deshalb die, zu der ich Ihnen aus der Praxis etwas sagen kann. Daneben gibt es weitere etablierte Anbieter wie givve oder Spendit; sie unterscheiden sich vor allem im Zuschnitt: Edenred setzt auf Einfachheit und Rechtskonformität, ist dafür aber wenig flexibel, während andere mehr Gestaltungsmöglichkeiten bei aufwendigerer Einrichtung bieten.
Für die steuerliche Wirkung ist die Wahl zweitrangig – entscheidend ist, dass es ein geschlossenes System bleibt und die Zuwendung sauber dokumentiert wird.
Der Punkt, der in jedem Prospekt fehlt
Die monatliche Aufladung läuft automatisch – die Stammdatenpflege nicht. Neue Mitarbeiter müssen Sie anlegen, ausscheidende deaktivieren, Beträge vor dem nächsten Aufladedatum anpassen. Wer das schleifen lässt, lädt Karten von Mitarbeitern auf, die längst gegangen sind.
Rechnen Sie außerdem mit einem mehrstufigen Aktivierungsprozess auf Mitarbeiterseite: Karte oder Mail erhalten, Konto anlegen, Aktivierungscode eingeben, PIN erhalten. Das ist nicht schwierig, aber es braucht eine klare Ansage von Ihnen – sonst liegen die Karten drei Monate ununterschrieben in der Schublade und der Benefit verpufft.
Für wen sich das lohnt
Besonders für kleine Teams, in denen eine Gehaltserhöhung spürbar ins Geld geht. Der Vorteil ist nicht nur der Betrag: Ein Benefit, den man jeden Monat in der Hand hat, wird anders wahrgenommen als 30 € netto mehr auf der Abrechnung, die nach zwei Monaten niemand mehr bemerkt.
Sinnvoll kombinieren lässt sich das mit einem Dienstrad – auch das läuft steuerbegünstigt und trifft bei vielen Mitarbeitern einen Nerv.
Mein Rat
Bevor Sie einen Vertrag unterschreiben: Klären Sie, wie die Zuwendung in Ihrer Lohnabrechnung abgebildet wird und wer die monatliche Datenpflege übernimmt. Das sind die zwei Stellen, an denen es später hakt – nicht der Anbieter selbst.
Sprechen Sie mich an, wenn Sie überlegen, Benefits einzuführen. Meist ist die Frage nicht ob, sondern welche Kombination zu Ihrem Team passt.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Die genannten Anbieter sind Beispiele aus der Praxis – für ihre Nennung erhalte ich keine Vergütung.