Das Wichtigste in Kürze:
- Auch vor der Gründung sind Ausgaben absetzbar, wenn sie mit der geplanten Tätigkeit zusammenhängen.
- Selbst bei gescheiterter Gründung bleibt der Abzug erhalten – bei ernsthafter, belegbarer Absicht.
- Vorsteuerabzug ist schon in der Vorbereitungsphase möglich, sofern Sie nicht Kleinunternehmer sind.
- Sammeln Sie ab dem ersten Tag Belege. Ohne Nachweis kein Abzug.
Eine Gründung kostet Geld, lange bevor der erste Euro hereinkommt: Marktanalyse, Beratung, Notar, vielleicht schon Miete. Vielen ist nicht bewusst, dass diese Ausgaben steuerlich nicht verloren sind. Als vorweggenommene Betriebsausgaben senken sie die Steuerlast in der Phase, in der das Geld ohnehin knapp ist.
Was zählt als Gründungskosten?
Zwei Begriffe, die oft vermischt werden:
- Gründungskosten sind Aufwendungen rund um die Errichtung des Unternehmens – Notargebühren, Beratungskosten, Marktanalysen.
- Vorweggenommene Betriebsausgaben fallen vor der offiziellen Gründung an, stehen aber in direktem Zusammenhang mit der späteren Tätigkeit.
Typische Beispiele:
- Marktanalysen, Fachliteratur, Erstellung des Businessplans
- Beratungskosten, etwa für Steuer- oder Gründungsberatung
- Fahrtkosten zu Geschäftsterminen
- Miete für Geschäftsräume, die schon vor der Gründung angemietet werden
- Notar- und Gerichtskosten, zum Beispiel für den Gesellschaftsvertrag
Ein Beispiel: Lisa plant eine Beratungsfirma. Vor der Anmeldung gibt sie 2.000 € für Marktanalysen, 1.000 € für Rechtsberatung und 500 € für Gründungsberatung aus. Diese Kosten kann sie als vorweggenommene Betriebsausgaben absetzen – wenn sie sie belegt und der Zusammenhang mit der geplanten Tätigkeit erkennbar ist.
Was unterscheidet die Rechtsformen?
Höhe und Art der Gründungskosten hängen von der gewählten Rechtsform ab:
- Einzelunternehmen und Freiberufler: geringe Kosten, kein Mindestkapital, die Anmeldung ist günstig oder kostenlos.
- GbR, OHG, KG: Kosten für den Gesellschaftsvertrag, gegebenenfalls Notar und Handelsregistereintrag.
- GmbH und UG: die höchsten Kosten durch Notar und Handelsregister, dazu das Stammkapital – mindestens 25.000 € bei der GmbH, mindestens 1 € bei der UG.
Wie behandelt das Finanzamt die Kosten steuerlich?
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften erfassen Sie die vorweggenommenen Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung des Gründungsjahres.
Bei Kapitalgesellschaften ist es komplizierter: Gründungskosten sind grundsätzlich Aufwand der Gesellschafter. Übernimmt die Gesellschaft sie, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen. Deshalb gehört eine ausdrückliche Regelung zur Kostentragung in den Gesellschaftsvertrag – das ist einer der Punkte, an denen sich der Gang zum Berater vor der Beurkundung bezahlt macht.
Was müssen Sie dokumentieren?
Für die steuerliche Anerkennung brauchen Sie eine lückenlose Dokumentation:
- Alle Belege – Rechnungen, Quittungen – aufbewahren.
- Die Ausgaben in der Steuererklärung des Gründungsjahres als Betriebsausgaben angeben.
- Belege mit ausgewiesener Umsatzsteuer besonders sorgfältig sammeln, sonst ist der Vorsteuerabzug verloren.
Praktisch heißt das: Fangen Sie mit der digitalen Belegablage an, bevor das Unternehmen existiert. In Lexware Office können Sie Belege schon erfassen, während die Gründung noch läuft – das erspart Ihnen die Suche nach der Rechnung vom Notar, wenn ein Jahr später die Steuererklärung ansteht.
Was passiert, wenn die Gründung scheitert?
Auch dann bleiben die vorweggenommenen Betriebsausgaben absetzbar – vorausgesetzt, die Gründungsabsicht war ernsthaft und lässt sich belegen. Genau deshalb ist die Dokumentation kein Selbstzweck: Sie ist im Zweifel Ihr Nachweis.
Wo lauert das Risiko? Stichwort Liebhaberei
Das Finanzamt prüft, ob überhaupt eine Gewinnerzielungsabsicht besteht. Wird die Tätigkeit als Liebhaberei eingestuft – also als Hobby ohne Aussicht auf Gewinn –, erkennt es die Verluste nicht an.
Was dagegen hilft:
- ein detaillierter Businessplan mit Rentabilitätsvorschau
- sorgfältige Buchführung und Dokumentation
- Ausgaben in einem vernünftigen Verhältnis zu den erwarteten Einnahmen
- Nachweise über die Geschäftsentwicklung und darüber, was Sie unternehmen, um in die Gewinnzone zu kommen
Und die Umsatzsteuer?
Die Unternehmereigenschaft beginnt bereits mit den ersten vorbereitenden Handlungen – nicht erst mit der Anmeldung. Umsatzsteuer, die Sie in der Gründungsphase auf betriebliche Ausgaben zahlen, können Sie als Vorsteuer geltend machen, sofern Sie eine unternehmerische Tätigkeit beabsichtigen.
Die Kehrseite: Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, kann keine Vorsteuer abziehen – muss dafür aber auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Bei hohen Anfangsinvestitionen ist das eine Rechnung, die man vor der Entscheidung einmal aufmachen sollte.
Mein Rat zum Schluss
Der Hebel ist größer, als die meisten denken – aber er hängt an drei Dingen: früh anfangen zu sammeln, sauber dokumentieren, und die Weichen (Rechtsform, Kleinunternehmerregelung, Gesellschaftsvertrag) stellen, bevor sie gestellt sind.
Wenn Sie gerade in dieser Phase sind: Lassen Sie uns kurz sprechen, bevor die ersten Entscheidungen unumkehrbar werden.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.