Das Absetzen von Reisekosten bietet sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Selbstständigen steuerliche Vorteile. Entscheidend ist eine saubere Dokumentation, die Trennung von privaten und beruflichen Kosten sowie die richtige Wahl der Abrechnungsmethode. Für Selbstständige empfiehlt sich meist die Abrechnung als Nebenleistung oder über eine Pauschale – das ist steuerlich und buchhalterisch am einfachsten.
Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind Aufwendungen, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Sie betreffen sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Selbstständige.
Zu den klassischen Reisekosten zählen:
- Fahrtkosten (z. B. Bahn, Flug, Taxi, Kilometergeld bei Nutzung des eigenen PKW)
- Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen für zusätzliche Verpflegungskosten)
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Maut, Gepäckgebühren, Eintritt zu Veranstaltungen etc.)
Wer kann Reisekosten absetzen?
- Arbeitnehmer:innen:
- Können sich Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen oder sie als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, falls keine Erstattung erfolgt.
- Selbstständige/Freiberufler:innen:
- Setzen Reisekosten als Betriebsausgaben ab und mindern so das zu versteuernde Einkommen.
Voraussetzungen für die Absetzbarkeit
- Beruflicher Anlass:
Die Reise muss betrieblich/beruflich veranlasst sein und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (bzw. Betriebsstätte) stattfinden. - Zeitliche Begrenzung:
Die Auswärtstätigkeit darf nicht länger als drei Monate am selben Ort dauern, sonst gilt dieser als neue erste Tätigkeitsstätte. - Dokumentation:
- Es muss ein klarer Nachweis über Anlass, Ziel, Dauer und Kosten der Reise vorliegen.
- Belege müssen aufbewahrt werden (aber nur auf Nachfrage beim Finanzamt einzureichen).
- Für Reisenebenkosten ohne Beleg kann ein Eigenbeleg erstellt werden (kein Vorsteuerabzug möglich).
Was muss eine Reisekostenabrechnung enthalten?
- Name des Reisenden
- Zeitraum und Uhrzeiten (Start/Ende)
- Reiseziel
- Anlass/Grund der Reise
- Auflistung der einzelnen Kostenarten (Fahrt, Übernachtung, Verpflegung, Nebenkosten)
- Unterschrift
Besonderheiten bei den Kostenarten
Fahrtkosten
- PKW:
- Entweder pauschal 0,30 €/km (Kilometerpauschale) oder tatsächliche Kosten (mit Fahrtenbuch).
- Öffentliche Verkehrsmittel:
- Nachweis durch Tickets/Belege.
Verpflegungsmehraufwand
- Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer (mind. 8 Stunden, gestaffelt nach In- und Auslandsreisen).
- Keine Einzelbelege für Essen nötig.
Übernachtungskosten
- Tatsächliche Kosten mit Beleg.
- Frühstückskosten müssen ggf. herausgerechnet werden (da bereits durch Verpflegungspauschale abgegolten).
Reisenebenkosten
- Alle belegbaren, unmittelbar dienstlich veranlassten Nebenkosten.
- Private Kosten (z. B. private Ausflüge, private Telefonate) sind nicht absetzbar.
Reisekostenabrechnung für Selbstständige
Selbstständige können Reisekosten auf drei Arten gegenüber Auftraggeber:innen abrechnen:
- Umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung:
- Selbstständige zahlen die Reisekosten, buchen auf eigenen Namen und rechnen diese als Zusatzposition mit 19% USt. auf die Hauptleistung ab.
- Vorsteuerabzug möglich.
- Pauschalabrechnung/Preiserhöhung:
- Reisekosten werden pauschal oder durch einen höheren Stundensatz/Tagessatz abgegolten.
- Keine Einzelabrechnung nötig.
- Direkte Abrechnung über den Auftraggeber:
- Leistungen werden im Namen des Auftraggebers gebucht, Rechnungen laufen auf dessen Namen.
- Kein Vorsteuerabzug für den Selbstständigen, aber der Kunde kann die Vorsteuer ziehen.
Tipp: Die ersten beiden Methoden sind für Selbstständige meist einfacher und weniger aufwendig.
Verbindung von Geschäfts- und Privatreisen
- Eine Kombination ist möglich, wenn der betriebliche Teil überwiegt und die Kosten klar getrennt werden können.
- Nur die beruflichen Anteile sind absetzbar.
Wichtige Hinweise
- Belege sammeln: Für alle Kostenarten, die nicht pauschaliert werden, sind Belege aufzubewahren.
- GoBD-Konformität: Die digitale Erfassung und Archivierung der Belege muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.
- Keine formale Pflicht: Für Arbeitnehmer:innen ist eine Reisekostenabrechnung keine Pflicht für die Steuererklärung, aber für die Erstattung durch den Arbeitgeber meist nötig.