Neue Regeln für deine Buchhaltung und Lohnabrechnung – und wie Lexware Office dir dabei hilft

Das Wichtigste vorab 💡

2025 ändert sich einiges für dein Unternehmen. Der Mindestlohn steigt auf 12,82 Euro. Damit verschiebt sich auch die Minijobgrenze auf 556 Euro im Monat.

Die Anforderungen an deine Buchhaltung werden strenger. Und du musst Arbeitszeiten jetzt lückenlos erfassen.

Klingt nach viel Arbeit? Muss es nicht sein. Lexware Office nimmt dir die meisten dieser Aufgaben automatisch ab.

Was sich bei der Buchhaltung ändert

Die neuen GoBD-Regeln verstehen

GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern”. Klingt sperrig, ist aber wichtig.

Die Regeln wurden im Juli 2025 verschärft. Deine Buchhaltung muss jetzt drei Dinge erfüllen:

Erstens muss jede Buchung nachvollziehbar sein. Zweitens darfst du Belege nachträglich nicht einfach ändern. Drittens muss das Finanzamt deine Daten elektronisch auswerten können.

Wenn du dich nicht daran hältst, kann das teuer werden. Im schlimmsten Fall verwirft das Finanzamt deine komplette Buchhaltung.

Wie Lexware Office dich schützt

Die gute Nachricht: Mit Lexware Office erfüllst du die GoBD-Anforderungen automatisch.

Von der Rechnung bis zur Archivierung läuft alles regelkonform. Ein Betriebsprüfer kann alle Buchungen nachvollziehen. Die Belege sind rechtssicher gespeichert. Sogar nach einer Kündigung hast du noch lesenden Zugriff.

Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kontrolliert die Software regelmäßig. Lexware Office ist offiziell GoBD-testiert.

Belege richtig sichern

Lexware Office schreibt deine Buchhaltungsdaten zeitnah fest. Das bedeutet: Alle späteren Änderungen bleiben sichtbar und nachvollziehbar.

Die digitale Archivierung dokumentiert jede Änderung. Du siehst immer, wer wann was geändert hat.

Praxisbeispiel: Uwe nutzt Lexware Office für seine Rechnungen. Er scannt Belege unterwegs mit der Lexware-Scan-App. Das dauert nur ein paar Sekunden. Die GoBD-Vorgaben erfüllt er damit automatisch, ohne sich mit Details befassen zu müssen.

Auch Korrekturen sind kein Problem. Nach der Festschreibung storniert Lexware einfach den alten Beleg und erfasst ihn neu. Alles bleibt nachvollziehbar.

Für die Betriebsprüfung gerüstet

Der Betriebsprüferexport liefert dem Finanzamt alle Daten in der richtigen Form. Die integrierte Verfahrensdokumentation zeigt, wie du arbeitest.

Unser Tipp: Hinterlege deine internen Arbeitsabläufe in der Verfahrensdokumentation. Beschreibe, wie du Belege erfasst, festschreibst und archivierst. Das macht die Betriebsprüfung deutlich entspannter.

Minijobs richtig abrechnen 💶

Die neuen Grenzen im Überblick

Seit Januar 2025 liegt die Minijobgrenze bei 556 Euro pro Monat. Vorher waren es 520 Euro.

Der Grund: Der Mindestlohn ist auf 12,82 Euro gestiegen. Die Minijobgrenze ist daran gekoppelt und steigt automatisch mit.

Midijobs liegen jetzt zwischen 556,01 Euro und 2.000 Euro monatlich. Ab 2026 verschiebt sich die Grenze weiter nach oben, weil der Mindestlohn dann etwa 13,90 Euro beträgt.

Was das für dich bedeutet

Du musst aufpassen, dass deine Minijobber die Grenze nicht überschreiten. Sonst werden plötzlich Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Die Arbeitszeiten von Minijobbern musst du dokumentieren. Das schreibt das Mindestlohngesetz vor.

Es gibt eine Ausnahmeregel: Die 556-Euro-Grenze darf zweimal im Jahr unvorhersehbar überschritten werden. Aber nur, wenn das Gehalt im jeweiligen Monat maximal 556 Euro zusätzlich beträgt.

Automatische Lohnabrechnung

Das Modul “Lexware Office Lohn & Gehalt” rechnet Löhne automatisch aus. Alle Meldungen an Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und Finanzamt gehen automatisch raus.

Die Software kennt die aktuellen Mindestlohn- und Minijobgrenzen. Wenn du beim Gehalt die Grenze für Mini- oder Midijobs überschreitest, warnt dich Lexware Office.

Du siehst auf einen Blick, wie sich künftige Mindestlohnerhöhungen auf deine Personalkosten auswirken. So kannst du rechtzeitig planen.

Unser Tipp: Lege für jeden Mitarbeiter die Vertragsart fest. Also ob Minijob, Midijob oder Vollzeit. Dann prüft Lexware Office bei Änderungen automatisch, ob die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig wird.

Arbeitszeiten erfassen – so geht’s einfach ⏱️

Die Rechtslage

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden: Du musst die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erfassen.

Die Bundesregierung arbeitet an einem Gesetz. Geplant ist eine elektronische Tagesaufzeichnung. Kleine Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern sollen aber weiter mit Papier arbeiten dürfen.

Trotzdem solltest du jetzt handeln. Denn die Pflicht gilt schon heute.

Zeiterfassung mit Lexware Office

Wenn du Lexware Office Premium nutzt, hast du die Online-Lösung myCenter bereits dabei. Deine Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten einfach digital. Die Daten fließen direkt in die Abrechnung.

Für kleinere Betriebe gibt es die Lexware-Fehlzeiten-App. Eine günstige Lösung für Smartphone oder PC. Sie dokumentiert Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheitstage.

Auch flexible Arbeitszeitmodelle sind kein Problem. Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice lassen sich digital erfassen. Die Zeiten bleiben flexibel, sind aber dokumentiert.

Unser Tipp: Nutze die Zeiterfassung auch für deine Minijobber. So erfüllst du die Dokumentationspflicht automatisch. Kombiniere myCenter mit dem Lohnmodul, damit die Zeiten sofort in die Abrechnung einfließen.

Fünf praktische Workflows für den Alltag 🔧

Belege sofort erfassen: Fotografiere Rechnungen und Belege direkt nach Erhalt mit der Lexware-Scan-App. Die Belege landen automatisch in deiner Buchhaltung. Das dauert nur Sekunden.

Daten regelmäßig festschreiben: Schließe Buchungsperioden regelmäßig ab. Lexware Office weist dich hin, wenn nachträgliche Belege die Umsatzsteuer beeinflussen.

Rechnungen vollständig ausfüllen: Nutze alle Pflichtfelder im Rechnungseditor. Auftragsreferenz, Kostenstelle und Handelsregisternummer machen deinem Kunden die Zuordnung leichter.

Digital statt Papier: Wenn du noch mit Pendelordnern arbeitest, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg. Du sparst Zeit und erfüllst alle Anforderungen automatisch.

Zeitkonten anlegen: Lege für jede Beschäftigungsart das passende Zeitkonto an. Minijob, Midijob, Vollzeit. So behältst du den Überblick und erfüllst die Zeiterfassungspflicht.

Dein Weg zur digitalen Buchhaltung

Die neuen Anforderungen für 2025 klingen kompliziert. Mit Lexware Office setzt du sie aber einfach um.

Die Software erfüllt die GoBD-Vorschriften automatisch. Sie hält Minijobgrenzen und Mindestlöhne aktuell. Und sie unterstützt dich bei der Zeiterfassung.

Das Ergebnis: Du digitalisierst deine Buchhaltung, bleibst rechtlich auf der sicheren Seite und hast mehr Zeit für dein eigentliches Geschäft.

Bereite dich jetzt auf die Änderungen vor. Lexware Office ist dein verlässlicher Partner dabei.