Schluss mit Papierbergen: Die euBP-Pflicht bei der Betriebsprüfung – und was Lexware Office für dich tut

Das Wichtigste in Kürze

• Digitale Pflicht: Seit 2023 müssen Lohndaten bei Prüfungen der Rentenversicherung digital übermittelt werden (euBP); seit 2025 gilt dies schrittweise auch für die Finanzbuchhaltung.
• Weniger Stress: Die Prüfung findet oft nicht mehr bei dir vor Ort statt, sondern rein digital über Datensätze.
• Lexware hilft: In Lexware Office Lohn & Gehalt gibt es eine direkte Schnittstelle für die Übermittlung. Für die Buchhaltung nutzt du den GDPdU-Export.

---

Die Änderung im Detail: Was ist die euBP?

Vielleicht hast du den Begriff “euBP” schon mal auf einem Schreiben der Deutschen Rentenversicherung gesehen. Er steht für “elektronisch unterstützte Betriebsprüfung”.

Früher kam der Prüfer mit dem Aktenkoffer in dein Büro, hat Ordner gewälzt und Kaffee getrunken. Das ändert sich radikal.

• Seit dem 01.01.2023 ist die Teilnahme an der euBP für die Lohnbuchhaltung verpflichtend. Das heißt: Die Rentenversicherung fordert deine Daten digital an, und du (oder ich als dein Steuerberater) musst sie elektronisch liefern.
• Neu ab 01.01.2025: Diese Verpflichtung weitet sich auch auf die Finanzbuchhaltung aus. Die Prüfer wollen tiefere Einblicke in deine Buchungssätze, um die Lohnabrechnungen zu verplausibilieren.

Das Ziel der Behörden: Prüfungen sollen schneller, effizienter und weniger störend für deinen Betriebsablauf sein.

Was das für dich bedeutet

Zunächst einmal: Keine Panik. Eigentlich ist das eine gute Nachricht für uns digitale Unternehmer.

1. Du musst “sauber” arbeiten: Da die Daten maschinell eingelesen werden, fallen Unstimmigkeiten (z.B. fehlende Belege an Buchungen) schneller auf. Die Qualität deiner laufenden Buchhaltung ist also wichtiger denn je.
2. Befreiungsmöglichkeit: Es gibt eine Übergangsfrist. Du kannst dich theoretisch bis Ende 2026 von der Pflicht befreien lassen, wenn die digitale Übermittlung für dich unzumutbar ist. Aber mal ehrlich: Als Lexware Office Nutzer ist das für dich kein Argument – du bist ja schon digital aufgestellt!
3. Datenschutz: Die Daten werden nach der Prüfung und Erstellung des Berichts bei der Behörde wieder gelöscht. Du erhältst darüber sogar eine Rückmeldung.

So setzt du das in Lexware Office um

Hier spielt Lexware Office seine Stärken aus, weil die Schnittstellen bereits integriert sind. Ich habe mir die aktuelle Hilfe für dich angesehen – so gehst du vor:

Fall A: Lohnprüfung (Deutsche Rentenversicherung)

Das ist der häufigste Fall für die euBP. Lexware Office Lohn & Gehalt hat hierfür einen direkten Workflow.

1. Gehe im Bereich Lohn oben rechts auf das Zahnrad und wähle Export.
2. Suche den Bereich “Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)”.
3. Klicke auf “Betriebsprüfung erfassen”.
4. Gib die Daten aus dem Prüfungsanschreiben ein:
   • Prüftermin
   • Geschäftszeichen der Prüfung
   • Prüfungszeitraum
5. Lexware erstellt den Export und übermittelt ihn direkt. Du wirst per Benachrichtigung (Briefumschlag-Symbol) informiert, wenn die Übertragung durch ist.

Fall B: Finanzbuchhaltung & Steuerprüfung (Finanzamt)

Wenn der Prüfer (vom Finanzamt oder der DRV im erweiterten Umfang) deine Buchhaltungsdaten sehen will, nutzt du den sogenannten GDPdU-Export (auch “IDEA-Export” genannt).

1. Gehe zu Einstellungen (Zahnrad) > Export.
2. Wähle den Reiter “Weitere Exporte”.
3. Klicke bei “Daten für die Betriebsprüfung” auf “Export starten”.
4. Wähle das geprüfte Jahr aus.
5. Lexware erstellt eine ZIP-Datei, die genau dem Standard entspricht, den die Prüfer-Software einlesen kann. Diese Datei kannst du dem Prüfer (oder mir zur Weiterleitung) zur Verfügung stellen.

Wichtig: Wenn ich als dein Steuerberater deine Buchhaltung über DATEV finalisiere, läuft der Export und die Kommunikation mit dem Prüfer in der Regel direkt über meine Kanzlei. Sprich mich im Zweifel einfach an, wenn so ein Brief ins Haus flattert!

Praxisbeispiel: Handwerker Hannes

Hannes betreibt einen kleinen Sanitärbetrieb. Er bekommt Post von der Deutschen Rentenversicherung: Eine Betriebsprüfung für die Jahre 2022 bis 2024 steht an.
Früher hätte Hannes einen Raum freiräumen und Ordner suchen müssen.

Heute: Hannes schickt mir ein Foto des Schreibens. Ich sehe das Geschäftszeichen. Da Hannes seinen Lohn über Lexware Office macht, logge ich mich kurz ein, gehe auf Lohn > Export > euBP, trage das Aktenzeichen und den Zeitraum ein und klicke auf “Senden”.
Zusätzlich ziehe ich unter Einstellungen > Export die GDPdU-Daten für die Jahre 22-24, falls Rückfragen zur Fibu kommen.
Dauer: 10 Minuten. Der Prüfer meldet sich zwei Wochen später mit dem Ergebnis. Hannes konnte in der Zeit weiter Rohre verlegen.

Mein Fazit

Die euBP ist ein weiterer Schritt, der zeigt: Wer digital bucht, hat’s leichter. Die Zeiten, in denen man Angst vor dem Prüfer im Haus haben musste, sind vorbei – vorausgesetzt, die Datenbasis stimmt.

Nutze die Automatisierung von Lexware Office. Es ist eines der wenigen Tools, das diese Behörden-Schnittstellen so benutzerfreundlich integriert hat, dass du kein IT-Experte sein musst.

Du bist unsicher, ob deine Buchhaltung “prüfungsfest” für eine digitale Analyse ist? Oder hast du Post vom Prüfer bekommen und weißt nicht weiter?

Hier Profi-Check buchen