Die E-Rechnungspflicht für Vermieter seit 2025
Was Sie als Vermieter jetzt wissen und tun müssen.
Das Wichtigste zuerst
Vermieten Sie eine Immobilie? Dann gelten Sie umsatzsteuerlich als Unternehmer – unabhängig davon, ob Sie Umsatzsteuer abführen oder nicht. Seit dem 1. Januar 2025 gibt es mit der E-Rechnung neue digitale Spielregeln, die auch Sie betreffen.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen einfach und verständlich Ihre neuen Pflichten beim Empfang und Versand von Rechnungen.
Eingehende Rechnungen: Empfang & Archivierung
Pflicht zum Empfang
Seit dem 01.01.2025 müssen Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen (z.B. von Handwerkern) in einem strukturierten Format zu empfangen. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt dafür. Sie dürfen die Annahme einer korrekten E-Rechnung nicht verweigern.
Digitale Archivierung
E-Rechnungen müssen Sie im Originalformat (z.B. als XML-Datei) revisionssicher für 10 Jahre aufbewahren. Ein einfacher Ausdruck oder ein PDF-Scan genügen nicht! Stellen Sie sicher, dass die Dateien unveränderbar gespeichert werden.
Interaktiver Check: Ihre Pflichten bei Ausgangsrechnungen
Beantworten Sie die folgenden Fragen, um Ihre individuellen Verpflichtungen zu ermitteln.
1. Vermieten Sie Ihre Immobilie(n) an inländische Unternehmer (B2B)?
2. Vermieten Sie umsatzsteuerpflichtig?
(Das ist der Fall, wenn Sie kein Kleinunternehmer sind oder zur Umsatzsteuer optiert haben)
Sonderfall: Mietverträge als Dauerrechnung
Bei Mietverhältnissen dient oft der Vertrag selbst als Rechnung. Hier gelten besondere Regeln:
- Altverträge (vor 01.01.2027 abgeschlossen): Bleiben als Rechnung gültig, solange es keine Änderungen (z.B. bei Miete, Kontaktdaten) gibt.
- Neuverträge oder Änderungen (ab 01.01.2027): Wenn Sie zur E-Rechnung verpflichtet sind, müssen Sie für den ersten Monat eine E-Rechnung ausstellen und den Vertrag beifügen.