Die Anforderungen an Buchhaltung und Finanzen wandeln sich 2025 rasant. Das Wachstumschancengesetz bringt E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich, neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung und weitere Entlastungen. Gleichzeitig erwarten Kunden schnelle digitale Abläufe und transparente Prozesse. Die Buchhaltungssoftware Lexware Office vereint Rechnungen, Banking, Buchhaltung und Lohnabrechnung in einem Paket – ideal, um mit den aktuellen Änderungen Schritt zu halten. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Gesetzesänderungen zusammen, zeigt, wie Lexware Office darauf reagiert, und liefert praxisnahe Tipps zur Optimierung Ihrer Workflows.

E‑Rechnungspflicht: Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen erstellen und empfangen können. Word-, Excel- und PDF-Rechnungen sind – bis auf wenige Ausnahmen – nicht mehr zulässig. Die Verpflichtung basiert auf dem Wachstumschancengesetz und wird in der EU-Norm EN 16931 geregelt. Zwar gelten für den Versand Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate versenden, bis Ende 2027 sogar dann, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr unter 800 000 € lag. Beim Empfang gibt es jedoch keine Übergangsfristen – alle Betriebe müssen seit 2025 elektronische Rechnungen annehmen können.

Chancen der E‑Rechnung

Die strukturierte E-Rechnung macht Rechnungsprozesse effizienter, verringert Fehlerquellen und ermöglicht die automatische Weiterverarbeitung. Lexware Office integriert die E-Rechnungsfunktionalität direkt: Sie erstellen, versenden, erfassen und verarbeiten E-Rechnungen in einem einzigen Programm. Damit sind Sie gesetzeskonform unterwegs und profitieren zugleich von schnelleren Zahlungseingängen und transparenten Abläufen.

Übergangsfristen richtig nutzen

• Bis Ende 2026: Bei Zustimmung des Empfängers dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen oder andere Formate versenden.
• Bis Ende 2027: Beträgt Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr weniger als 800 000 €, können Sie Papierrechnungen oder EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers nutzen.
• Ab 2028: E‑Rechnungen sind obligatorisch; alternative Formate sind nur zulässig, wenn sie den Anforderungen der EU‑Norm entsprechen.

Auch bei Nutzung der Übergangsfristen müssen Sie E‑Rechnungen empfangen können. Lexware Office erleichtert die Umstellung, da das Programm automatisch gültige E‑Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD etc.) erzeugt und eingehende E‑Rechnungen korrekt verarbeitet.

Steuer‑ und Gesetzesänderungen, die 2025 wichtig sind

Neue Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer

Das Jahressteuergesetz 2024 hat die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) zum 1. Januar 2025 angehoben. Unternehmer können die umsatzsteuerliche Befreiung künftig nutzen, wenn der Umsatz im Vorjahr maximal 25 000 € betrug und der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 100 000 € nicht überschreitet. Bisher lagen die Grenzen bei 22 000 € beziehungsweise 50 000 €. Die höheren Grenzen ermöglichen mehr Selbständigen und kleinen Unternehmen, sich von der Umsatzsteuer zu befreien und somit ihre Rechnungsstellung zu vereinfachen. Achtung: Wenn Sie im laufenden Jahr 100 000 € überschreiten, entfällt die Steuerbefreiung ab diesem Zeitpunkt. Kleinunternehmer sind zudem von der E‑Rechnungspflicht teilweise befreit; sie müssen E‑Rechnungen aber dennoch empfangen können.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), dem der Bundesrat am 18. Oktober 2024 zugestimmt hat, bringt zahlreiche Erleichterungen. Ziel ist es, Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu senken, indem veraltete Regelungen gestrichen und die Digitalisierung gefördert wird. Eine zentrale Änderung betrifft die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: Statt 10 Jahren müssen Buchungsbelege seit 2025 nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Diese Verkürzung gilt für alle Belege, bei denen die bisherige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist. Andere Fristen – etwa für Handesbriefe (6 Jahre) – bleiben unverändert. Unternehmer sollten ihre Archivierungsprozesse prüfen und die neuen Fristen nutzen, um Lagerkosten zu reduzieren.

Unternehmer sollten ihre Archivierungsprozesse prüfen und die neuen Fristen nutzen, um Lagerkosten zu reduzieren.

Digitaler Arbeitsvertrag und Formerleichterungen

Ein weiteres BEG‑IV‑Thema ist die Möglichkeit, Arbeitsverträge digital abzuschließen. Ab 1. Januar 2025 dürfen Arbeitsverträge in Textform (§ 126b BGB) per E‑Mail oder HR‑Management‑System rechtssicher übermittelt werden. Die klassische Schriftform bleibt nicht mehr zwingend. Damit sparen Betriebe Zeit und Portokosten. Arbeitgeber sollten jedoch die gesetzlichen Anforderungen beachten: Die Erklärung muss lesbar sein, den Namen des Erklärenden enthalten und auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden können. Außerdem ist ein Empfangsnachweis erforderlich; die reine Aufforderung genügt nach deutschem Recht.

Prozessautomatisierung als Erfolgsfaktor

Im Rahmen der Digitalisierung wird Prozessautomatisierung für KMU immer wichtiger. Viele betriebliche Abläufe – etwa Stammdatenpflege, Dokumentenablage oder die Bearbeitung von Kundenanfragen – laufen noch manuell und sind zeitaufwändig. Eine Automatisierung wandelt diese Tätigkeiten in hocheffiziente Workflows um. Eine klare Strategie hilft dabei, geeignete Prozesse zu identifizieren und mithilfe von Software abzubilden.

Was bedeutet Prozessautomatisierung?

Unter Prozessautomatisierung versteht man die technologiegestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen. Anders als beim Business‑Process‑Management geht es nicht um Optimierung, sondern um die automatische Durchführung standardisierter Abläufe. Sobald der Workflow definiert ist, koordiniert die Software alle Schritte bis zum Abschluss.

Warum lohnt sich die Automatisierung?

Die Ziele sind Zeit‑ und Kosteneinsparungen, eine geringere Fehlerquote und bessere Servicequalität. Automatisierte Workflows machen Daten tagesaktuell verfügbar, skalierbar und verbessern Datenschutz und Datensicherheit. Besonders für KMU, die mit knappen Ressourcen arbeiten, ist Prozessautomatisierung ein Wettbewerbsvorteil. Lexware Office bietet hierzu vielfältige Schnittstellen – etwa die Public API, mit der externe Tools angebunden werden können – und automatisiert Bankzuordnungen, Buchungen und Lohnabrechnungen.

Praxis‑Tipps: So optimieren Sie Ihren Workflow mit Lexware Office

Die Software vereint Rechnungsstellung, Banking, Buchhaltung und Lohnabrechnung. Mit den folgenden Tipps nutzen Sie die Möglichkeiten optimal:

1. Produkte und Dienstleistungen hinterlegen

Legen Sie häufig verkaufte Produkte oder Services als Angebotspakete an. Dadurch können Sie diese mit einem Klick in Angebote oder Rechnungen übernehmen. Wählen Sie im Menü „Artikel → Neu“, entscheiden Sie sich für „Produkt“ oder „Service“ und tragen Sie Name, Preis, Steuersatz und Einheit ein. Beim Erstellen neuer Belege sparen Sie so erheblich Zeit.

2. Zeiterfassungs‑Tools anbinden

Wer auf Stundenbasis abrechnet, sollte Lexware Office mit externen Zeiterfassungs­lösungen wie Clocko:do, TimeTrack, clockin oder Tyme verknüpfen. Die Arbeitszeiten werden direkt in das System übertragen, wodurch Sie Rechnungen schneller erstellen können. Unter „Einstellungen → Erweiterungen“ wählen Sie den passenden Anbieter und folgen den Anweisungen.

3. Folgebelege automatisch generieren

Lexware Office ermöglicht es, aus einem Angebot direkt eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung zu erstellen. Wählen Sie das Angebot aus, klicken Sie in der Belegvorschau auf die drei Punkte und erzeugen Sie den gewünschten Folgebeleg. Das spart Zeit und reduziert Eingabefehler.

4. OCR und Markierfunktion nutzen

Beim Erfassen von Belegen erkennt die Software die Daten automatisch. Sollte die Texterkennung fehlerhaft sein, können Sie mithilfe der Markierfunktion den richtigen Text im Belegbild markieren und dem passenden Feld zuordnen. So vermeiden Sie Tippfehler und korrigieren schnell die Daten.

5. Überweisungen direkt aus der Belegübersicht auslösen

Sie können Rechnungen direkt aus Lexware Office bezahlen. Wählen Sie den Beleg, klicken Sie auf „Überweisung vorbereiten“ und legen Sie die Zahlung in den Ausgangskorb. Im Bereich „Finanzen → Überweisungen“ können mehrere Zahlungen gesammelt freigegeben werden. Die Banking‑Integration erspart manuelle Eingaben und markiert den Beleg automatisch als „bezahlt“.

6. Eingangsbelege per E‑Mail senden

Lexware Office stellt eine individuelle E‑Mail‑Adresse bereit, an die Sie Eingangsbelege weiterleiten können. Die Belege landen automatisch im Posteingang Ihres Buchhaltungsprogramms und werden für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Damit erfassen Sie Rechnungen von Lieferanten schnell und ohne manuellen Upload.

Ausblick und Empfehlung

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist 2025 keine Option mehr, sondern Pflicht. Durch die E‑Rechnungspflicht, höhere Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer, das Bürokratieentlastungsgesetz IV und den digitalen Arbeitsvertrag müssen Unternehmen ihre Prozesse modernisieren. Lexware Office stellt dafür ein umfassendes Werkzeug bereit. Die Software vereint Rechnungsstellung, Banking, Buchhaltung und Lohnabrechnung in einer Plattform und kann ohne Installation sofort genutzt werden. Mit integrierter E‑Rechnungs­funktion, Automatisierungen und Schnittstellen ist sie ideal für KMU, Selbständige und Freiberufler, die Gesetzesänderungen effizient umsetzen wollen.

Nutzen Sie die beschriebenen Tipps, um Ihren Workflow zu optimieren, und prüfen Sie die neuen gesetzlichen Fristen und Möglichkeiten. So bleibt Ihre Buchhaltung gesetzeskonform, effizient und zukunftsfähig.