Digitale Buchhaltung im Wandel

Die Buchhaltung verändert sich rasant. Unternehmerinnen und Unternehmer profitieren zunehmend von automatisierten Abläufen, papierlosen Belegen und cloudbasierten Plattformen. Lexware Office stellt dafür eine leistungsstarke Umgebung bereit. Durch die elektronische Archivierung von Eingangs‑ und Ausgangsrechnungen, automatisierte Buchungsprozesse und den Einsatz mobiler Apps lassen sich viele Aufgaben beschleunigen. Die Nachfrage nach E‑Rechnungen steigt – ab 2025 ist der Empfang elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen Pflicht. Wer die Prozesse frühzeitig digitalisiert, spart Zeit, verringert Fehler und setzt sich optimal für kommende Gesetzesänderungen auf.

Warum digitalisieren?

• Effizienzsteigerung: Digitalisierte Belege werden ohne Medienbrüche verarbeitet; automatische Workflows entlasten Buchhaltungsteams.
• Fehlerreduktion: Die direkte Datenübernahme aus strukturierten Formaten wie E‑Rechnungen minimiert manuelle Eingaben.
• Schnellere Abläufe: Digitale Rechnungen können deutlich schneller bearbeitet und bezahlt werden – das verbessert die Liquidität.
• Compliance: E‑Rechnungen müssen zehn Jahre archiviert werden; digitale Systeme erfüllen die GoBD‑Anforderungen.

Aktuelle Lexware‑Updates: was ist neu?

Lexware Office entwickelt sich kontinuierlich weiter. In der Produkt‑Timeline wurden 2025 zahlreiche Erweiterungen und Funktionen eingeführt, die insbesondere KMU, Selbständige und Freiberufler entlasten.

Steuerliche Meldungen‑Hub

Im September 2025 hat Lexware den „Steuerliche Meldungen‑Hub“ eingeführt. Das zentrale Dashboard fasst Umsatzsteuer‑Voranmeldung (USt‑VA), Zusammenfassende Meldung (ZM) und EU‑Umsätze übersichtlich zusammen. Neben der einheitlichen Ansicht liefert der Hub:

• Fristen‑Reminder: In der neuen USt‑VA‑Übersicht sehen Sie, wann die letzte Meldung eingereicht wurde und wann die nächste fällig ist – individuelle Fristen aus den Einstellungen werden automatisch berücksichtigt.
• Steuerrelevante Änderungen erkennen: Sobald nachträgliche Buchungen die USt‑VA beeinflussen, werden steuerrelevante Änderungen angezeigt. Nutzer können die Änderungen prüfen und ggf. eine berichtigte USt‑VA abgeben.
• ZM‑Überblick: Das Dashboard zeigt die nächste und letzte Zusammenfassende Meldung, damit keine Abgabefrist verpasst wird.
• Meldehistorie: Der bisherige Protokollierungsbereich wurde zur Meldehistorie ausgebaut, in der alle gesendeten USt‑VA und ZM chronologisch abrufbar sind.
• OSS‑Monitoring: Für B2C‑Geschäfte innerhalb der EU zeigt das System an, wie nah Ihre Umsätze an der 10.000‑€‑Schwelle liegen und ob eine Registrierung für das One‑Stop‑Shop‑Verfahren nötig wird.

Smart Split & Geschäftskonto‑Partnerschaften

Seit August 2025 gibt es „Smart Split“, eine Funktion für Nutzer des integrierten Geschäftskontos. Anwender können prozentuale Rücklagen für Steuern oder andere Zwecke definieren; mit jedem Zahlungseingang wird der entsprechende Betrag automatisch auf ein Unterkonto verschoben. So behalten Sie künftige Steuerzahlungen im Blick und sichern Liquidität.

Parallel dazu wurde die Partnerschaft mit Vivid Business angekündigt. Unternehmer erhalten ein Geschäftskonto mit hohen Zinsen und Karten mit Cashback. Die Kontobewegungen lassen sich direkt in Lexware Office importieren. Außerdem ermöglichen neue Integrationen den reibungslosen Datenfluss, etwa Stripe Invoicing by MiracleSync und RepairCMS für das Reparaturgeschäft. Diese Erweiterungen helfen, Rechnungen und Zahlungen ohne Medienbrüche zu synchronisieren.

Optimierte Belegerfassung & E‑Rechnungsprüfung

Seit Juli 2025 merkt sich Lexware Office die letzten Kontaktzuordnungen von Belegen und schlägt passende Kontakte vor. Dadurch können Belege schneller erfasst und korrekt zugeordnet werden. Zudem prüft die Software eingehende E‑Rechnungen automatisch auf formale Richtigkeit. Fehlerhafte Rechnungen werden markiert; der Empfänger kann per Klick eine Reklamation auslösen und eine korrekte Fassung anfordern – eine deutliche Zeitersparnis und Sicherheit im E‑Rechnungsprozess.

Echtzeit‑BWA & DaBPV‑Meldung

Im Juni 2025 wurde die Echtzeit‑BWA eingeführt: Unternehmer können ihre betriebswirtschaftliche Auswertung tagesaktuell abrufen, Zeiträume vergleichen und so fundierte Entscheidungen treffen. Für Arbeitgeber relevant ist die automatische DaBPV‑Meldung (digitaler Austausch von Kinderzahl‑Informationen für den Lohnsteuerabzug), die seit Juli 2025 über Lexware Office erfolgt.

Steuerliche Änderungen 2025 – was Unternehmer wissen müssen

Das Jahressteuergesetz 2024 hat zahlreiche Neuerungen gebracht, die ab 2025 gelten. Lexware fasst die wichtigsten Änderungen für KMU zusammen:

Neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) erlaubt es, Rechnungen ohne Umsatzsteuer auszustellen, wenn bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. Ab 2025 gelten erhöhte Grenzwerte: Die Umsätze im Vorjahr dürfen 25.000 € nicht überschreiten; im laufenden Kalenderjahr liegt die Grenze bei 100.000 €. Dadurch können mehr Gründer und kleine Betriebe die Regelung nutzen. Wird der Schwellenwert von 100.000 € jedoch überschritten, endet die Steuerbefreiung ab diesem Zeitpunkt.

EU‑weite Kleinunternehmerbesteuerung

Neu ist auch die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung EU‑weit zu nutzen. Voraussetzung ist die Teilnahme an einem besonderen Meldeverfahren mit quartalsweiser Umsatzmeldung. Gleichzeitig können ausländische Unternehmer unter bestimmten Bedingungen die deutsche Regelung in Anspruch nehmen.

E‑Rechnungspflicht mit Übergangsfrist

Die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt ab 1. Januar 2025. Kleine Unternehmen müssen E‑Rechnungen zwar noch nicht aktiv ausstellen, sind aber verpflichtet, sie entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Übergangsfrist läuft bis Ende 2027 – dennoch sollten Sie bereits jetzt eine geeignete E‑Rechnungssoftware einsetzen.

Weitere Steueränderungen

• Neue Sachbezugswerte & CO₂‑Steuer: Ab 2025 gelten geänderte Sachbezugswerte und eine erhöhte CO₂‑Steuer.
• Vorsteuerpauschale für Land‑ und Forstwirte: Die Pauschale wird gesenkt, Details finden Sie in der Lexware‑Übersicht.
• Elektronische Antragstellung bei Bauleistungen: Für den Steuerabzug müssen Bauunternehmen künftig ein elektronisches Verfahren nutzen.
• Verlängerte Steuererklärungsfristen: Mit Steuerberater verlängert sich die Frist bis 2026; Details in den Lexware‑Infos.
• Investitions‑Booster: Seit Juli 2025 gibt es erhöhte Abschreibungen für E‑Fahrzeuge und bewegliche Wirtschaftsgüter – Lexware Office bildet diese Regeln bereits ab.

Praxis‑Tipps für den effizienten Einsatz von Lexware Office

1. Fristen automatisiert im Blick behalten

Nutzen Sie den Steuerlichen Meldungen‑Hub, um Abgabefristen für USt‑VA und ZM zu überwachen. Hinterlegen Sie Ihre individuellen Fristen im Profil; Lexware informiert Sie rechtzeitig. Prüfen Sie regelmäßig die Meldehistorie, um frühere Abgaben nachzuvollziehen.

2. Rücklagen mit Smart Split bilden

Hinterlegen Sie einen prozentualen Satz für Steuer‑ und Vorsorgezwecke im Geschäftskonto. „Smart Split“ bucht die Rücklagen automatisch auf ein Unterkonto. So vermeiden Sie Finanzierungsengpässe, wenn Steuerzahlungen anstehen.

3. E‑Rechnungen prüfen und reklamieren

Akzeptieren Sie ab 2025 ausschließlich strukturierte E‑Rechnungen. Lexware Office prüft eingehende Rechnungen automatisch und zeigt Abweichungen. Bei Fehlern können Sie per Mausklick eine Reklamation auslösen und die korrekte Rechnung anfordern. Nutzen Sie außerdem die automatisierte Belegerfassung mit Kontaktvorschlägen, um Eingangsbelege schneller zuzuordnen.

4. Partner‑Integrationen nutzen

Durch Erweiterungen wie Vivid Business, Stripe Invoicing oder RepairCMS lassen sich Bankkonten, Zahlungsanbieter und branchenspezifische Software nahtlos integrieren. Prüfen Sie, ob eine dieser Integrationen Ihre Prozesse optimiert. Beispielsweise können Online‑Shops via Stripe mit Lexware Office verbunden werden, sodass Zahlungen automatisch verbucht werden.

5. BWA und Umsatzkontrolle in Echtzeit

Nutzen Sie die Echtzeit‑BWA, um Umsatztrends zu erkennen und betriebliche Entscheidungen datenbasiert zu treffen. Wenn Sie europaweit verkaufen, behalten Sie im OSS‑Dashboard die 10.000‑€‑Schwelle im Auge und registrieren Sie sich rechtzeitig für das One‑Stop‑Shop‑Verfahren.

Fazit: Jetzt auf die Zukunft vorbereiten

Die Digitalisierung der Buchhaltung und die neuen Steuerregeln eröffnen Unternehmern große Chancen. Lexware Office unterstützt Sie mit automatisierten Workflows, einem übersichtlichen Steuerlichen Meldungen‑Hub und intelligenten Funktionen wie Smart Split und Echtzeit‑BWA. Nutzen Sie diese Tools, um effizienter zu arbeiten und gesetzliche Vorgaben stressfrei einzuhalten. Bereiten Sie sich schon heute auf die E‑Rechnungspflicht vor und passen Sie Ihre Prozesse an. Mit der richtigen Software und dem Digitalen Steuer‑Coach an Ihrer Seite meistern Sie 2025 souverän.