Lexware Office entwickelt sich kontinuierlich weiter, und 2025 bringen mehrere Neuerungen und Gesetze Veränderungen für Unternehmen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen kompakten Überblick über die wichtigsten Funktionen, gesetzlichen Anpassungen und praktische Tipps, damit Sie Lexware Office optimal nutzen können.
Uneinbringliche Forderungen einfach ausbuchen
Offene Rechnungen, die nicht mehr bezahlt werden, verursachen Zeitaufwand und Unklarheit. Seit Mai 2025 bietet Lexware Office die Möglichkeit, solche uneinbringlichen Forderungen direkt in der Software auszubuchen. Voraussetzung ist, dass die Rechnung oder der Einnahmebeleg als „offen“ oder „überfällig“ markiert ist.
So gehen Sie vor
- Beleg auswählen: Öffnen Sie den betroffenen Beleg in der Belegliste. Über das Drei‑Punkte‑Menü können Sie „Forderung ausbuchen“ auswählen.
- Datum und Grund angeben: Geben Sie im Dialogfenster das Buchungsdatum und den Grund für den Ausfall an. Eine kurze Notiz unterstützt die Nachvollziehbarkeit.
- Automatische Buchung: Lexware Office schreibt den offenen Betrag komplett ab und markiert den Beleg als „bezahlt“. Die Software dokumentiert, dass es sich um eine uneinbringliche Forderung handelt.
Diese Funktion steht auch für Einnahmebelege zur Verfügung (z. B. Dienstleistung, Honorar, Warenverkäufe). Wenn Sie Soll‑Versteuerer sind, müssen Sie die Korrektur in Ihrer Umsatzsteuer‑Voranmeldung berücksichtigen. Bei Ist‑Versteuerern entfällt diese Anpassung.
E‑Rechnungspflicht: Das ändert sich 2025
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B‑Bereich elektronische Rechnungen versenden und empfangen. Word‑ oder PDF‑Rechnungen sind nur noch eingeschränkt erlaubt.
Übergangsfristen
- Rechnungen empfangen: Alle Firmen müssen E‑Rechnungen empfangen können.
- Rechnungen versenden: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin als PDF oder Papier vorliegen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt die Frist bis Ende 2027.
- Ab 2028 müssen Rechnungen das Format der EU‑Norm 16931 erfüllen. Ausnahmen gelten für Privatkunden, Auslandsgeschäfte, Kleinstbeträge unter 250 € und Fahrausweise.
E‑Rechnungen mit Lexware Office
Mit Lexware Office können Sie E‑Rechnungen im ZUGFeRD‑ und XRechnung‑Format erstellen, versenden und empfangen. Achten Sie darauf, die richtige Formatversion auszuwählen (aktuell 2.2 oder 3.0) und informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung.
Neue Schwellenwerte bei der USt‑Voranmeldung
Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz erhöht den Schwellenwert für die monatliche Umsatzsteuer‑Voranmeldung auf 9.000 €. Bleibt Ihre Zahllast unter dieser Grenze, reicht die quartalsweise Meldung. Die Grenze für die Befreiung von der Voranmeldung steigt auf 2.000 €. Diese Regelungen gelten seit dem 1. Januar 2025.
Hinweis für Gründer
Bei Neugründungen richtet sich der Meldezeitraum nach der erwarteten Steuerlast: bei über 9.000 € monatlich, darunter quartalsweise. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) bleiben von Voranmeldungen befreit.
Kleinunternehmerregelung: Höhere Umsatzgrenzen
Seit 2025 gelten erhöhte Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung. Ihr Vorjahresumsatz darf 25.000 € nicht übersteigen und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr maximal 100.000 € betragen. Liegen Sie innerhalb dieser Grenzen, stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und sind von der USt‑Voranmeldung befreit. Überschreiten Sie die Limits, wechseln Sie ab dem nächsten Jahr zur Regelbesteuerung.
Verkürzte Aufbewahrungsfristen
Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Diese Regelung betrifft Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war, und gilt ausschließlich für Buchungsbelege. Prüfen Sie, ob sich daraus eine Anpassung Ihrer Rückstellungen ergibt.
Lexware Office als Ihr digitaler Partner
Lexware Office vereint Rechnungsstellung, Buchhaltung und Belegverwaltung in einer Software. Sie können Angebote und Rechnungen GoBD‑konform erstellen, Belege digital erfassen und den Zahlungsverkehr abwickeln. Alle Buchungen werden automatisch und korrekt im Hintergrund verbucht. Ihre Steuerberatung kann über einen speziellen Zugang direkt auf Belege und Buchungen zugreifen, was den Austausch erleichtert und die Beratung beschleunigt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Transparenz: Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen.
- Zeitersparnis: Dank automatischer Buchungen und digitaler Belege bleibt mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
- Fehlerreduzierung: Digitale Prozesse reduzieren Erfassungsfehler und erleichtern Betriebsprüfungen.
Fazit
Für Anwenderinnen und Anwender von Lexware Office bringt 2025 viele Verbesserungen: Uneinbringliche Forderungen lassen sich bequem ausbuchen, die Umstellung auf E‑Rechnungen wird mit integrierten Funktionen erleichtert, und höhere Schwellenwerte bei der USt‑Voranmeldung sowie der Kleinunternehmerregelung entlasten Betriebe.
Nutzen Sie diese Neuerungen, um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Bei Fragen oder Unsicherheiten unterstützt Sie Ihre Steuerberatung gern – gemeinsam holen Sie das Beste aus Lexware Office heraus.