Neue Erweiterungen und Funktionen in Lexware Office
Der digitale Alltag verändert sich rasant. Um kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Selbständige und Freiberufler zu entlasten, erweitert Lexware Office regelmäßig sein Funktionsportfolio. In den vergangenen Monaten sind mehrere Erweiterungen hinzugekommen, die Arbeitsabläufe weiter automatisieren und gängigen Software‑Einsatz vereinfachen.
RepairCMS – Reparaturverwaltung integriert
Im September 2025 wurde die Erweiterung RepairCMS veröffentlicht. RepairCMS ist eine cloudbasierte Lösung zur Reparaturverwaltung für Hersteller und Unternehmen in den Bereichen Technik‑, Geräte‑ und Elektronikservice. Durch die Anbindung an Lexware Office können Werkstattbetriebe und Serviceunternehmen Reparaturaufträge durchgängig verwalten: vom Auftragseingang über Ersatzteilverwaltung bis zur Rechnung. Die zentrale Datenhaltung verhindert Medienbrüche, die Buchhaltungsdaten werden automatisch synchronisiert, und die Abrechnung erfolgt direkt über Lexware Office.
Stripe Invoicing by MiracleSync und Envoix
Unternehmen, die Stripe für die Zahlungsabwicklung nutzen, mussten bislang manuell Daten in die Buchhaltung übertragen. Die im August 2025 eingeführte Erweiterung Stripe Invoicing by MiracleSync löst dieses Problem. Sämtliche Stripe‑Buchungen werden als Transaktionen in ein virtuelles Bankkonto importiert. Rechnungen werden automatisch als Einnahmenbelege in Lexware Office angelegt; eine monatliche Buchung bildet die Stripe‑Gebühren ab. Bereits im Juli wurde eine ähnliche Schnittstelle von Envoix vorgestellt, die Transaktionen und Gebühren vollautomatisch synchronisiert und die manuelle Datenabstimmung überflüssig macht.
Smart Split – automatische Rücklagenbildung
Für Nutzerinnen und Nutzer des Lexware‑Geschäftskontos steht seit 1. August 2025 die Funktion Smart Split zur Verfügung. Dabei legen Sie eine prozentuale Rücklage für Steuern oder andere Zwecke fest; mit jedem Zahlungseingang wird dieser Anteil automatisch auf ein Unterkonto übertragen. Diese intelligente Rücklagenbildung hilft dabei, Steuer‑ oder Investitionsrücklagen strukturiert zu bilden und unbewusstes “Ausgeben” zu vermeiden.
Verbesserte Belegerfassung mit Kontaktvorschlägen
Die Belegerfassung wurde im Juli 2025 um intelligente Kontaktvorschläge erweitert. Lexware Office nutzt Matching‑Algorithmen, um Zeichenketten auf Belegen mit gespeicherten Kontakten zu vergleichen. Dadurch schlägt die Software beim Erfassen eines Belegs automatisch passende Kontakte vor, wodurch Belege schneller den richtigen Kund:innen oder Lieferant:innen zugeordnet werden können. Voraussetzung für präzise Vorschläge sind vollständige Kontaktprofile; das System prüft außerdem doppelte Belege.
Echtzeit BWA und Prozessautomatisierung
Mit der neuen BWA‑Funktion (Betriebswirtschaftliche Auswertung) erhalten Unternehmen Echtzeit‑Einblicke in ihre Geschäftsentwicklung. Die Berichte passen sich automatisch der jeweiligen Gewinnermittlungsart – Bilanz oder Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung – an und liefern aktuelle Daten für Behörden oder Banken. Durch den automatischen Datenfluss entfällt das händische Erstellen von Auswertungen.
Die Integration weiterer Tools, wie JTL Wawi, Artesa oder HubSpot, ergänzt das Ökosystem und ermöglicht automatisierte Workflows. Prozessautomatisierung ist ein Kernziel der Digitalisierung: Sie reduziert manuelle Arbeit, senkt Fehlerquoten und sorgt für aktuelle Daten. Automatisierte Prozesse steigern Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, senken Kosten und verbessern den Datenschutz.
Wichtige Gesetzesänderungen für 2025
Neben neuen Funktionen müssen Unternehmen gesetzliche Neuerungen im Blick behalten. 2025 bringt insbesondere Änderungen in der elektronischen Rechnungsstellung, bei der Abschreibung und in der Sozialversicherung.
E‑Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Pflicht eingeführt, ab 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen im B2B‑Bereich zu empfangen und auszustellen. Rechnungen im Word‑, Excel‑ oder reinen PDF‑Format sind – bis auf wenige Ausnahmen – nicht mehr zulässig. Unternehmen müssen E‑Rechnungen gemäß der EU‑Norm EN 16931 verarbeiten können. Für den Versand gibt es Übergangsfristen: bis Ende 2026 und, unter bestimmten Umsatzgrenzen, bis Ende 2027 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2025 gibt es jedoch keine Übergangsfristen für den Empfang – alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können. Lexware Office unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD und sorgt für automatische Verarbeitung.
Investitions ‑ Booster und Turbo‑Abschreibung
Die Bundesregierung fördert Investitionen mit neuen Abschreibungsmöglichkeiten. Lexware Office informiert darüber im Help‑Center: Die degressive Abschreibung ermöglicht bis zum dreifachen Satz der linearen Abschreibung. Für Elektrofahrzeuge wird eine arithmetisch‑degressive Turbo‑Abschreibung eingeführt – 75 % im ersten Jahr, gefolgt von 10 % im zweiten, 5 % im dritten und vierten, 3 % im fünften und 2 % im sechsten Jahr. Diese Regelung gilt für Investitionen zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027. Lexware Office berechnet die Abschreibungen automatisch und stellt den Verlauf übersichtlich dar.
Digitales DaBPV ‑ Verfahren in der Pflegeversicherung
Seit dem 1. Juli 2025 müssen Arbeitgeber das neue DaBPV‑Verfahren nutzen, um Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung korrekt zu berechnen. Das Datenaustauschverfahren prüft, wie viele Kinder eine versicherte Person hat und berechnet Zuschläge oder Abschläge automatisch. Die Teilnahme war von April bis Juni 2025 optional, ist aber seit Juli Pflicht. Lexware Office übernimmt die Meldungen digital, sodass Arbeitgeber keine manuellen Abfragen mehr durchführen müssen.
Praxis Tipps für KMU, Selbständige und Freiberufler
Prozesse automatisieren und Workflows optimieren
Um die Produktivität zu steigern, lohnt es sich, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Prozesse wie die Belegerfassung, Zahlungseingänge oder Lagerverwaltung lassen sich mit geeigneten Tools und Schnittstellen automatisieren. Eine gelungene Prozessautomatisierung reduziert manuellen Aufwand, senkt Fehlerquoten und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Nutzen Sie die Schnittstellen von Lexware Office zu Zahlungsdienstleistern (z. B. Stripe), Warenwirtschaftssystemen (JTL Wawi) oder CRM‑Lösungen (HubSpot), um alle Datenflüsse in einem System zu bündeln.
Ein klar definierter Workflow sorgt dafür, dass Transaktionen automatisch verbucht werden. Prüfen Sie regelmäßig, welche Schritte Sie digital abbilden können: z. B. automatische Umsatzsteuer‑Voranmeldung via Elster, integrierte E‑Rechnungsprüfung oder die neue Funktion Echtzeit BWA für aktuelle Unternehmenskennzahlen.
Digitale Buchhaltung einführen und E‑Rechnung nutzen
Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, Geschäftsvorfälle möglichst papierlos abzuwickeln. Ausgangsrechnungen werden als elektronische Rechnungen erstellt; Eingangsrechnungen in Papierform sollten finanzamtssicher eingescannt und archiviert. Buchhaltungsvorgänge können mit einer geeigneten Software automatisiert angestoßen und abgewickelt werden. Mit Lexware Office erstellen, versenden und verarbeiten Sie E‑Rechnungen strukturiert; die Software unterstützt die neuen gesetzlichen Anforderungen zur E‑Rechnungspflicht. Nutzen Sie außerdem die integrierte E‑Rechnungsprüfung, um Eingangsrechnungen auf Korrektheit zu prüfen und Probleme frühzeitig zu erkennen – die Software ermöglicht bei fehlerhaften Rechnungen eine einfache Reklamation.
Kontaktpflege und Datenqualität verbessern
Die neuen Kontaktvorschläge bei der Belegerfassung funktionieren umso besser, je vollständiger Ihre Kontaktinformationen sind. Legen Sie daher vollständige Datensätze für Kund:innen und Lieferant:innen an – inklusive Name, USt‑ID, IBAN und Adresse. Vollständige Informationen erhöhen die Trefferquote des automatischen Matchings und sorgen dafür, dass Belege korrekt auf Debitoren‑ oder Kreditorenkonten verbucht werden. Nutzen Sie zudem die Dublettenprüfung, um doppelte Belege zu vermeiden.
Regelmäßige Datenpflege erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Sorgen Sie dafür, dass Sie jederzeit aktuelle Auswertungen teilen können – z. B. mit der Echtzeit‑BWA oder dem Export der degressiven Abschreibungen.
Fazit
Lexware Office entwickelt sich kontinuierlich weiter. Die neuen Partner‑Erweiterungen wie RepairCMS und Stripe Invoicing by MiracleSync, die Funktion Smart Split und die Verbesserungen in der Belegerfassung zeigen, wie konsequent digitale Abläufe unterstützt werden. Gleichzeitig müssen Unternehmen 2025 gesetzliche Änderungen wie die E‑Rechnungspflicht, den Investitions‑Booster und das neue DaBPV‑Verfahren berücksichtigen. Wer diese Updates nutzt und seine Prozesse konsequent digitalisiert, kann die Buchhaltung effizienter gestalten und sich auf die Kernaufgaben seines Geschäfts konzentrieren.