Einleitung

Die Buchhaltung von morgen ist digital. Mit Lexware Office erledigen Sie Angebote, Rechnungen, Buchführung, Lohnabrechnung und sogar das Online-Banking in einer einzigen Cloud-Lösung. Gerade 2025 bringt wichtige Gesetzesänderungen und neue Anforderungen für Unternehmen: Die E-Rechnungspflicht tritt in Kraft, die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung steigen und das Bürokratieentlastungsgesetz IV verkürzt Aufbewahrungsfristen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen kompakten Überblick über die Neuerungen und erfahren, wie Sie Lexware Office optimal einsetzen.

Aktuelle Gesetzesänderungen 2025

E-Rechnungspflicht ab 2025

Der Bundesrat hat der Einführung der E-Rechnungspflicht zugestimmt; sie gilt seit dem 1. Januar 2025 für B2B-Geschäfte. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nach der EU-Norm EN 16931 empfangen können und sollen diese in strukturierter Form versenden. Bis Ende 2026 dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Eine weitere Übergangsfrist bis Ende 2027 gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 €. Wichtig: Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist.

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden; klassische PDF- oder Papierrechnungen reichen nicht aus. Ausgenommen sind Rechnungen an Endverbraucher, ausländische Geschäftspartner sowie Kleinstrechnungen unter 250 €. Mit Lexware Office können Sie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen, versenden, empfangen und automatisch verarbeiten – ohne Zusatzkosten.

Neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung

Das Jahressteuergesetz 2024 erhöht die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab 2025. Die Umsätze des Vorjahres dürfen nun 25.000 € (zuvor 22.000 €) nicht überschreiten, und im laufenden Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz höchstens 100.000 € betragen. Wer diese Voraussetzungen erfüllt, kann sich weiterhin von der Umsatzsteuer befreien lassen. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, fällt die Steuerbefreiung ab diesem Zeitpunkt weg.

Seit 2025 wird die Kleinunternehmerregelung EU-weit geöffnet: Unter bestimmten Bedingungen können deutsche Unternehmer die Regelung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen, müssen dafür aber quartalsweise eine Umsatzmeldung abgeben. Umgekehrt können ausländische Unternehmen die deutsche Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Kleinunternehmer sind zudem teilweise von der E-Rechnungspflicht befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Verkürzte Aufbewahrungsfristen und Bürokratieentlastung

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV soll Geschäftsprozesse vereinfachen. Eine zentrale Neuerung ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Zahlungsanweisungen etc.) von zehn auf acht Jahre. Die Regelung gilt für alle Belege, bei denen die bisherige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für andere Unterlagen – Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse oder Handelsbriefe – bleiben die bestehenden Fristen (sechs bzw. zehn Jahre) bestehen.

Digitaler Arbeitsvertrag und weitere Formerleichterungen

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV können Arbeitsverträge seit dem 1. Januar 2025 in Textform abgeschlossen werden. Arbeitgeber müssen also keine papiergebundenen Verträge mit “nasser” Unterschrift mehr vorlegen; eine lesbare Erklärung mit Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger reicht aus. Der Vertrag kann per E-Mail oder über ein HR-Management-System digital übermittelt werden, solange der Arbeitnehmer einen Empfangsnachweis erteilt. Für bestehende Verträge besteht kein Handlungsbedarf, sofern die wesentlichen Arbeitsbedingungen bereits dokumentiert wurden.

Weitere Steueränderungen im Überblick

• Photovoltaik und Steuern: Für Photovoltaikanlagen, die nach dem 31. Dezember 2024 angeschafft werden, gilt eine ertragsteuerliche Befreiung bis zu einer Leistung von 30 kW (peak). Bisher war die Grenze auf bestimmte Gebäude und maximal 15 kW beschränkt.
• Vorsteuerpauschale Land- und Forstwirtschaft: Der Durchschnittssteuersatz sinkt ab 2025 von 8,4 % auf 7,8 %.
• Ist-Versteuerung: Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € können die Umsatzsteuer erst abführen, wenn der Kunde bezahlt. Ab 2028 muss auf Rechnungen hingewiesen werden, dass Ist-Versteuerung angewendet wird.

Funktionen und Neuerungen in Lexware Office

Lexware Office ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sämtliche Funktionen für Rechnungsstellung, Buchführung und Lohnabrechnung vereint. Anwender können ihr Geschäftskonto und das Online-Banking integrieren, um Einnahmen, Ausgaben und Kontostände automatisch abzugleichen. Das System bietet einen eigenen Zugang für Steuerkanzleien und kostenlosen Support.

• Finanzen im Blick: Das Modul „Finanzen im Blick“ zeigt Kontostände, Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit; ein automatischer Zahlungsabgleich unterstützt bei der Liquiditätsplanung.
• Rechnungen & Angebote: Angebote lassen sich in Lexware Office in weniger als zwei Minuten erstellen und anschließend in Rechnungen umwandeln.
• Belege erfassen: Sie können Belege fotografieren oder hochladen; Lexware Office verbucht und archiviert die Belege automatisch.
• E‑Rechnungsmodul: Im Rechnungseditor lassen sich E‑Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und versenden. Auch der Empfang und die automatisierte Verarbeitung von E‑Rechnungen sind integriert.
• Automatisierte Updates: Lexware Office gibt Neuerungen grundsätzlich kostenlos weiter. Das Unternehmen informiert Kunden über die „Timeline“ regelmäßig über neue Funktionen und gesetzliche Anpassungen.

Praxis‑Tipps für einen effizienten Workflow

1. E‑Rechnung jetzt aktivieren

Aktivieren Sie das E‑Rechnungsmodul in Ihren Lexware‑Einstellungen, damit Sie ab sofort E‑Rechnungen empfangen und versenden können. Nutzen Sie die Übergangsfristen, um Ihre Geschäftspartner über die Umstellung zu informieren. Denken Sie daran, dass der Empfang bereits verpflichtend ist.

2. Umsatzgrenzen überwachen

Behalten Sie Ihre Umsätze im Blick, um die neuen Grenzen von 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr) nicht zu überschreiten. In Lexware Office sehen Sie die Umsätze je Geschäftsjahr und können frühzeitig reagieren. Wenn Sie das 100.000‑€‑Limit überschreiten, müssen Sie ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer ausweisen.

3. Belege digitalisieren

Die verkürzte Aufbewahrungsfrist reduziert den Papierberg, doch Belege müssen weiterhin acht Jahre lang verfügbar bleiben. Scannen Sie Rechnungen und Quittungen mit der Lexware‑App, sodass sie automatisch verbucht und revisionssicher archiviert werden. Nutzen Sie cloudbasierte Backups, um die Daten langfristig zu sichern.

4. Bankkonten verbinden

Koppeln Sie Ihr Geschäftskonto mit Lexware Office, um Einnahmen und Ausgaben automatisch zu verbuchen. Der Zahlungsabgleich spart Zeit und minimiert Fehler. Regeln Sie Banklastschriften und Kreditkartenumsätze direkt aus dem System.

5. Digitale Arbeitsverträge nutzen

Mit den neuen Formerleichterungen dürfen Arbeitsverträge in Textform abgeschlossen werden. Verwenden Sie digitale Signaturen, um Verträge per E‑Mail rechtssicher zu unterzeichnen. Dokumentieren Sie den Empfang, indem Sie vom Arbeitnehmer eine Bestätigung anfordern. Speichern Sie Arbeitsverträge als PDF in Ihrem Dokumentenmanagement‑System.

6. Photovoltaik‑Investitionen prüfen

Wenn Sie eine Photovoltaikanlage installieren wollen, beachten Sie, dass Anlagen bis 30 kW (peak) seit dem 1. Januar 2025 komplett steuerbefreit sind. Halten Sie Ihre Betriebseinnahmen in Lexware Office getrennt, um den steuerfreien Anteil korrekt nachzuweisen.

Fazit

2025 bringt zahlreiche Änderungen für Unternehmen, Selbständige und Freiberufler. Die E‑Rechnungspflicht und die höheren Umsatzgrenzen erfordern rechtzeitige Anpassungen, während die verkürzten Aufbewahrungsfristen und der digitale Arbeitsvertrag echte Entlastungen schaffen. Lexware Office unterstützt Sie mit integrierten Funktionen: Von schnellen Angeboten und Rechnungen über automatisierte Buchhaltung bis zum E‑Rechnungsmodul. Nutzen Sie die neuen Möglichkeiten, um Ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.