Lexware Office wird ständig weiterentwickelt. 2025 gibt es wichtige Neuerungen bei E-Rechnungen, Stammdaten und digitalen Meldungen. Hier erfährst du, was sich ändert und wie du die Updates nutzt.
📧 E-Rechnungen: Neue Möglichkeiten ab Juni 2025
Mehr Informationen auf deinen Rechnungen
Seit Juni 2025 kannst du zusätzliche Informationen in deine E-Rechnungen aufnehmen:
- Auftragsreferenz
- Kostenstelle
- Handelsregisternummer
Dein Vorteil: Deine Kunden können Rechnungen besser zuordnen. Du erfüllst die EU-Norm EN 16931.
So gehst du vor: Hinterlege die Informationen direkt in deinem Rechnungslayout oder in den Kundenstammdaten. Dann werden sie automatisch übernommen. Das spart Zeit und vermeidet Rückfragen.
Mengeneinheiten überprüfen
Die Liste der erlaubten Mengeneinheiten für E-Rechnungen wurde erweitert.
Prüfe bei Warenlieferungen: Stimmen deine Einheiten noch? Falsche Maßeinheiten können zur Ablehnung deiner Rechnung führen.
Wirtschafts-Identifikationsnummer: Jetzt in Lexware
Was ist die W-IdNr.?
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennung für dein Unternehmen. Sie ersetzt schrittweise die bisherige Steuernummer und vereinfacht Steuerverfahren.
Wo wird sie verwendet?
Die W-IdNr. wird automatisch übermittelt bei:
- Umsatzsteuer-Voranmeldung 2025
- Dauerfristverlängerung
- Einnahmenüberschussrechnung 2024
Sie erscheint auf allen amtlichen Vordrucken.
So richtest du sie ein
- Falls du deine W-IdNr. noch nicht hast: Beantrage sie beim Bundeszentralamt für Steuern
- Trage sie in Lexware Office in den Firmendaten ein
- Sie erscheint automatisch im Firmenstammblatt und in allen Formularen
💻 Digitale Meldungen: Mehr Komfort für Arbeitgeber
Teilarbeitslosengeld digital melden
Du kannst die Bescheinigung für Teilarbeitslosengeld jetzt digital an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln (BA-BEA-Service).
A1-Bescheinigungen für EU-Beschäftigte
Neu: Du kannst jetzt A1-Anträge für Mitarbeiter stellen, die in mehreren EU-Ländern bei verschiedenen Arbeitgebern arbeiten. Das funktioniert bequem über den integrierten Assistenten.
Krankenkassen-Daten automatisch aktuell
Zusatz- und Umlagebeiträge werden nur noch einmal täglich aktualisiert. Beim Wechsel zwischen Firmen passt sich alles automatisch an. Das spart Zeit und sorgt für korrekte Beitragswerte.
DaBPV und Meldecenter: Pflicht ab Juli 2025
Was ist das DaBPV?
Seit 1. Juli 2025 läuft das neue elektronische Meldeverfahren für die Pflegeversicherung (DaBPV).
Was passiert: Lexware Office meldet automatisch Informationen zur Elterneigenschaft und Kinderzahl. Keine manuelle Erfassung mehr nötig.
Dein Vorteil: Weniger Verwaltungsaufwand, höhere Rechtssicherheit.
Meldecenter aktivieren – wichtig!
Das Lexware Meldecenter ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. Es ist kostenfrei.
So aktivierst du es: Folge den Anweisungen in Lexware Office. Die Rückmeldungen zur Pflegeversicherung werden dann automatisch übernommen und korrekt berechnet.
Praktische Verbesserungen im Alltag
Dokumente sichern beim Austritt
Mitarbeiter, die ausscheiden, erhalten automatisch eine Erinnerung. Sie können vor dem Austrittsdatum alle wichtigen Dokumente herunterladen. Danach ist der Zugriff gesperrt (außer Lohndokumente).
Mehrere E-Rechnungen auf einmal versenden
In Lexware Warenwirtschaft Premium und Lexware Handwerk Premium kannst du mehrere Rechnungen gleichzeitig per E-Mail verschicken.
Perfekt für: Wiederkehrende Lieferungen oder monatliche Sammelrechnungen.
Ursprungsland bei Artikeln
In den Artikel- und Materialstammdaten gibt es jetzt das Feld “Ursprungsland”. Das erleichtert Exportgeschäfte und die Zusammenarbeit mit Versanddienstleistern.
Mutterschutz und Arbeitszeitkonten
Der Mutterschaftsrechner berücksichtigt jetzt gestaffelte Schutzfristen bei Fehlgeburten ab der 13. Schwangerschaftswoche.
Das Arbeitszeitkonto zeigt tagesaktuelle Stände. Auswertungen übernehmen automatisch deine Voreinstellungen.
Belege korrekt erfassen
In Lexware myCenter kannst du gesetzlich notwendige Zusatzinformationen direkt erfassen. Zum Beispiel Name und Anlass bei Bewirtungsbelegen. Das verhindert Rückfragen vom Finanzamt.
Was bringen dir die Neuerungen?
✔️ Rechtssicherheit
- E-Rechnungen erfüllen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes und der EU-Norm
- Die W-IdNr. verhindert Verzögerungen bei der Steuererklärung
- Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung werden korrekt abgebildet
Digitale Prozesse
- Bescheinigungen gehen digital raus – kein Papierkram mehr
- Das Meldecenter verarbeitet Rückmeldungen automatisch
- Weniger manuelle Eingaben, weniger Fehler
⏱️ Zeitersparnis
- Mehrere Rechnungen gleichzeitig versenden
- Neue Stammdatenfelder sparen Tipparbeit
- Automatische Erinnerungen an ausscheidende Mitarbeiter
- Tagesaktuelle Arbeitszeitkonten ohne zusätzlichen Aufwand
Wichtige Gesetzesänderungen 2025
Die Kleinunternehmerregelung gilt jetzt bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr (statt 22.000 €). Die Grenze im laufenden Jahr liegt bei 100.000 € (statt 50.000 €).
Auch bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt es neue Schwellenwerte. Frage bei deinem Steuerberater nach, ob du davon profitierst.
✅ Deine nächsten Schritte
- Stammdaten prüfen: Trage deine W-IdNr. ein
- E-Rechnungen anpassen: Nutze die neuen Felder für mehr Transparenz
- Meldecenter aktivieren: Pflicht für alle Arbeitgeber
- Team informieren: Zeige deinen Mitarbeitern die neuen Funktionen
Fazit
Lexware Office 2025 macht deine Buchhaltung einfacher und rechtssicherer. Die neuen E-Rechnungsfelder, die W-IdNr. und die digitalen Meldeverfahren helfen dir, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
Nutze die Workflow-Verbesserungen für deinen Alltag. Je früher du die neuen Funktionen einrichtest, desto schneller profitierst du davon.
Wichtig: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei Fragen stehen wir dir als digitaler Steuer-Coach gern zur Seite.