Die steuerliche Absetzbarkeit von Laptops, Zubehör und Software ist seit 2021 deutlich vereinfacht. Die Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung (bei einjähriger Nutzungsdauer) bietet sowohl Selbstständigen als auch Arbeitnehmern einen erheblichen Vorteil. Wichtig ist der glaubhafte Nachweis der beruflichen Nutzung und die sorgfältige Dokumentation aller Anschaffungen.

1. Grundsatz: Laptop als Arbeitsmittel

Ein Laptop zählt als Arbeitsmittel, wenn er zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit genutzt wird. Das gilt für:

• Selbstständige, Unternehmer, Freiberufler (Betriebsausgaben)
• Arbeitnehmer (Werbungskosten)
• Studenten und Auszubildende in weiterführender Ausbildung

Voraussetzung:
Mindestens 10% der Nutzung muss beruflich/geschäftlich erfolgen. Bei rein privater Nutzung ist kein steuerlicher Abzug möglich.

2. Nachweis und Aufteilung der Nutzung

• <10% privat: Volle Absetzbarkeit als Betriebsausgabe/Werbungskosten.
• Gemischte Nutzung:
  • Anteilige Absetzbarkeit entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil (z. B. 70% beruflich = 70% absetzbar).
  • Ist der berufliche Anteil nicht exakt nachweisbar, akzeptiert das Finanzamt meist eine pauschale 50/50-Aufteilung.
• 100% betrieblich:
  • Nachweis durch ein separates Privatgerät möglich.
  • Für Mitarbeiter angeschaffte Laptops gelten immer als 100% betrieblich genutzt und sind voll absetzbar.

3. Abschreibung und Sofortabschreibung

• Nutzungsdauer:
  Seit Steuerjahr 2021 beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Laptops, PCs und Tablets nur noch ein Jahr (gilt rückwirkend für Anschaffungen ab 1.1.2021).
• Abschreibung:
  Die gesamten Anschaffungskosten können im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, auch wenn das Gerät erst im Laufe des Jahres gekauft wurde.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG):
  Liegt der Netto-Anschaffungspreis bei maximal 800 EUR (952 EUR brutto), ist eine Sofortabschreibung möglich.

4. Was ist absetzbar?

• Geräte:
  Laptops, Notebooks, PCs, Tablets, Peripheriegeräte (Bildschirme, Tastaturen, Mäuse, Webcams, Lautsprecher, Headsets, Dockingstationen, externe Festplatten, Drucker, Projektoren, Modem/Router).
• Zubehör und Hilfsmittel:
  Druckerpatronen, Papier, Batterien für Zubehör etc.
• Software:
  Jede beruflich genutzte Software (z. B. Buchhaltungs-, Steuersoftware, Updates). Auch hier gilt die einjährige Nutzungsdauer unabhängig vom Preis.

5. Praktische Hinweise

• Belege aufbewahren:
  Rechnungen und Zahlungsnachweise sollten für das Finanzamt bereitgehalten werden.
• Nutzungsnachweis:
  Im Zweifelsfall kann ein Nutzungsprotokoll hilfreich sein, um den beruflichen Anteil zu belegen.
• Vorweggenommene Betriebsausgaben:
  Auch vor Aufnahme der eigentlichen Geschäftstätigkeit angeschaffte Laptops können als Betriebsausgaben im Jahr der Anschaffung berücksichtigt werden.

6. Einbindung in die Steuererklärung

• Selbstständige/Freiberufler:
  Absetzung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die Bilanz/Gewinn- und Verlustrechnung.
• Arbeitnehmer:
  Absetzung als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung.

7. Besonderheiten

• Gebrauchtgeräte:
  Auch gebrauchte Laptops und Zubehör können mit einjähriger Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
• Kein Unterschied zwischen Neu- und Gebrauchtgerät.
• Zubehör und Software:
  Gleiches Verfahren wie beim Laptop selbst.

Tipp für die Praxis:
Achten Sie auf eine klare Trennung von privater und beruflicher Nutzung und bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf, um im Fall einer Nachfrage durch das Finanzamt bestens vorbereitet zu sein.