Die Digitalisierung schreitet rasant voran. Parallel dazu kommen 2025 gleich mehrere Gesetzesänderungen auf Unternehmen zu, die den Umgang mit digitalen Rechnungen, Arbeitsverträgen und Daten neu ordnen. Mit Lexware Office haben Sie eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die nicht nur alle Pflichtanforderungen erfüllt, sondern Ihnen gleichzeitig Arbeit abnimmt. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Trends Sie kennen sollten und wie Sie Ihr Unternehmen vorbereiten.

Barrierefreiheit wird Pflicht – das BFSG kommt

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) setzt die europäische Barrierefreiheitsrichtlinie in deutsches Recht um und gilt ab 28. Juni 2025. Ab diesem Datum müssen digitale Produkte und Dienstleistungen – darunter auch Buchhaltungs‑Software – so gestaltet sein, dass Menschen mit Beeinträchtigungen sie problemlos nutzen können. Betroffen sind Dienstleister, Hersteller, Importeure und Händler. Mikrounternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und einem Jahresumsatz oder einer Jahresbilanz unter zwei Millionen Euro sind von der Pflicht ausgenommen, für alle anderen gilt: Webseiten, Apps und Software müssen barrierefrei bedienbar, lesbar und kompatibel mit assistiven Technologien sein. Für Steuerkanzleien und Mandanten, die Lexware Office nutzen, bedeutet das: schon jetzt auf barrierefreie Tools setzen, um spätestens 2025 gesetzeskonform zu arbeiten. Lexware Office entwickelt die Benutzeroberfläche kontinuierlich weiter und bietet klare Struktur, skalierbare Schriftgrößen und Tastatursteuerung – wichtige Schritte zur Erfüllung der BFSG‑Anforderungen.

Digitale Arbeitsverträge – Bürokratie ade

Ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung: Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) dürfen Arbeitgeber seit 1. Januar 2025 Arbeitsverträge auch in digitaler Form abschließen. Der bislang erforderliche schriftliche Nachweis in Papierform ist entfallen. Stattdessen genügt die Textform: Der Vertrag muss eine lesbare Erklärung enthalten, die die Person des Erklärenden nennt, auf einem dauerhaften Medium gespeichert wird und demder Empfängerin zugeht. Für Unternehmen und Selbständige bedeutet das: Neue Arbeitsverträge können per E‑Mail oder in HR‑Systemen rechtsgültig abgeschlossen werden. Lexware Office unterstützt die Ablage solcher Dokumente revisionssicher in der Cloud. In Verbindung mit einer elektronischen Signatur lassen sich Vertragsprozesse automatisieren, Mitarbeitende erhalten sofortigen Zugriff und Änderungen werden transparent dokumentiert. Insbesondere KMU profitieren von kürzeren Durchlaufzeiten und reduzierten Druck- und Portokosten – das spart Zeit und schont die Umwelt.

NIS2: Cybersecurity wird zur Chefsache

Cyberangriffe nehmen zu, und mit der NIS2-Richtlinie verschärft die EU die Anforderungen an die IT‑Sicherheit. Deutschland muss die Richtlinie bis spätestens Ende des ersten Quartals 2025 in nationales Recht umsetzen. Betroffen sind mittlere und große Unternehmen aus vielen Branchen, die künftig umfangreiche Maßnahmen zur IT‑Sicherheit und ein strengeres Risikomanagement einführen müssen. Dazu zählen u. a. zeitnahe Meldung von Sicherheitsvorfällen, die Einhaltung von Mindeststandards und eine bessere Absicherung der Lieferketten. Kleine Unternehmen ohne kritische Funktionen können zwar ausgenommen sein, sollten aber ebenfalls auf ein hohes Sicherheitsniveau achten. Lexware Office stellt bereits heute sicher, dass alle Daten in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert, regelmäßig verschlüsselt übertragen und automatisch gesichert werden. Mandant:innen und Steuerberater:innen profitieren von regelmäßigen Sicherheitsupdates ohne eigenen Aufwand. Mit Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Rechtemanagement erfüllen Sie die Anforderungen der NIS2-Richtlinie schon jetzt und minimieren das Risiko von Datenverlusten oder Betriebsunterbrechungen.

Neue Schwellenwerte für die Kleinunternehmerregelung

Zum 1. Januar 2025 steigen die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung deutlich. Der maßgebliche Umsatz des Vorjahres darf künftig bis zu 25 000 Euro betragen, statt wie bisher 22 000 Euro. Für den laufenden Umsatz des Folgejahres gilt eine Obergrenze von 100 000 Euro (statt bisher 50 000 Euro). Diese höheren Schwellenwerte ermöglichen mehr Unternehmen eine umsatzsteuerfreie Tätigkeit. Beachten Sie jedoch: Werden die Grenzen überschritten, endet die Steuerbefreiung und Sie müssen Umsatzsteuer abführen. Außerdem gilt: Auch als Kleinunternehmer müssen Sie E‑Rechnungen empfangen können, selbst wenn Sie zum Ausstellen einer E‑Rechnung erst ab 2027/2028 verpflichtet sind. Lexware Office unterstützt die automatische Überwachung Ihrer Umsätze und zeigt frühzeitig an, wenn die Schwellenwerte überschritten werden. Dank integrierter Umsatzsteuer-Voranmeldung wechseln Sie per Klick vom Kleinunternehmermodus in die reguläre Buchführung. Die Software ist damit ideal für Gründer:innen und Selbständige, die wachsen wollen.

Kürzere Aufbewahrungsfristen und aktuelle Systemvoraussetzungen

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt eine weitere Erleichterung: Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen Buchungsbelege nur noch acht Jahre statt bisher zehn Jahre aufbewahren. Für andere steuerrelevante Unterlagen bleiben die bisherigen Fristen bestehen. Lexware Office unterstützt Sie bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen durch GoBD‑konforme Archivierung und automatische Fristenverwaltung. Sie können ältere Belege gezielt löschen, sobald die gesetzliche Frist abgelaufen ist, ohne Ihre revisionssichere Dokumentation zu gefährden.

Auch die Systemvoraussetzungen ändern sich: Seit Version 2025 laufen Lexware‑Produkte ausschließlich auf 64‑Bit‑Windows 10 und benötigen eine moderne Prozessor‑Architektur. Die Software weist darauf hin, dass Windows 10 im Oktober 2025 durch Microsoft abgekündigt wird. Unternehmen sollten daher frühzeitig auf Windows 11 oder andere aktuelle Betriebssysteme umstellen, um auch künftig Updates und Sicherheitspatches zu erhalten. Lexware Office sorgt mit regelmäßigen Updates dafür, dass Sie rechtzeitig informiert werden und Ihre Buchhaltungsdaten nahtlos migriert werden können.

Praxis-Tipps: So optimieren Sie Ihre Arbeit mit Lexware Office

• Arbeitsabläufe automatisieren: Nutzen Sie die Belegerfassung mit künstlicher Intelligenz, um Eingangsrechnungen automatisch zu erkennen, zu kategorisieren und zu verbuchen. So sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler.
• Digitale Zusammenarbeit stärken: Lexware Office ermöglicht den Echtzeitzugriff für Steuerberater:innen und Mandant:innen. Rollen- und Rechtemodelle helfen, sensible Informationen zu schützen und dennoch effizient zusammenzuarbeiten. Dank Cloudlösung arbeiten Sie orts- und geräteunabhängig, was insbesondere in einer zunehmend hybriden Arbeitswelt wichtig ist.
• E‑Rechnungspflicht vorbereiten: Ab 2025 müssen alle Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können und schrittweise auch versenden. Lexware Office erfüllt bereits jetzt die technischen Anforderungen: Rechnungen können im strukturierten XRechnung- oder ZUGFeRD‑Format erstellt, versandt und automatisch archiviert werden. Beginnen Sie frühzeitig mit der Umstellung, um Übergangsfristen zu nutzen und Mandant:innen rechtssicher zu beraten.
• Vertragsprozesse digitalisieren: Verwalten Sie Arbeitsverträge und andere HR‑Dokumente digital, indem Sie sie direkt in Lexware Office speichern. Nutzen Sie digitale Signaturdienste, um Dokumente rechtsgültig zu unterzeichnen. So ist der Prozess durchgängig digital und nachvollziehbar – wichtig für die Nachweispflichten nach dem BEG IV.
• Barrierefreiheit beachten: Prüfen Sie Ihre eigenen Prozesse auf Barrierefreiheit, z. B. indem Sie kontrastreiche E‑Mails und lesbare Dateien bereitstellen. Lexware Office erleichtert Ihnen die Umsetzung barrierefreier Kommunikation durch klare Benutzeroberflächen, strukturierte Auswertungen und standardisierte PDF‑Dokumente. Ergänzend sollten Sie interne Schulungen durchführen, um Mitarbeitende für die Anforderungen des BFSG zu sensibilisieren.

Fazit: Mit Lexware Office sicher in die Zukunft starten

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist nicht nur ein Trend, sondern eine gesetzliche Anforderung. Mit dem BFSG wird Barrierefreiheit Pflicht, das BEG IV ermöglicht digitale Arbeitsverträge, die NIS2-Richtlinie verlangt höhere Cybersecurity-Standards, und neue Schwellenwerte erleichtern Kleinunternehmern den Einstieg in die Umsatzsteuer. Gleichzeitig verkürzt das BEG IV die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen und Lexware Office setzt auf moderne Systemvoraussetzungen.

Mit Lexware Office sind Sie bestens gerüstet: Die Software erfüllt alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen, unterstützt Ihre Geschäftsprozesse und bietet Ihnen gleichzeitig praxisnahe Tools für die digitale Buchhaltung. Als Ihr digitaler Steuer‑Coach begleiten wir Sie auf dem Weg zur modernen, effizienten und rechtskonformen Buchhaltung. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie Fragen haben oder eine persönliche Beratung wünschen.