Was ist eine E-Rechnung?

• Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
• Voraussetzung: Das Format muss eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. PDF- oder Bilddateien gelten nicht als E-Rechnung.

Formate

• ZUGFeRD (hybrides PDF/XML-Format)
• XRechnung (deutscher Standard, reines XML)
• EDI (Electronic Data Interchange, v. a. im internationalen Handel)

Gesetzliche Anforderungen und Fristen

• Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025:
  Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander (B2B) E-Rechnungen ausstellen können.
• Übergangsfristen:
  Bis 31.12.2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
  Ab 2028 sind E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend.
• Archivierung:
  E-Rechnungen müssen mindestens 8 Jahre (bzw. 10 Jahre nach HGB/Abgabenordnung) im Originalformat elektronisch archiviert werden.

Vorteile der E-Rechnung

• Kostensenkung: Weniger Porto, Papier, Druck und Lagerkosten.
• Schnellere Prozesse: Automatische Verarbeitung, schnellere Zustellung und Zahlungseingänge.
• Zeitersparnis: Wegfall manueller Erfassung, einfachere Archivierung und schnellere Auffindbarkeit.
• Transparenz: Besserer Überblick über Rechnungsstatus und Workflows.

Anforderungen an Unternehmen

• Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts müssen sichergestellt sein (z. B. durch ein internes Kontrollverfahren).
• GoBD-konforme Archivierung: E-Rechnungen müssen im empfangenen Format, vollständig, unverändert und maschinell auswertbar archiviert werden.
• Alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG müssen enthalten sein.

Umsetzung in der Praxis

• Lexware-Produkte unterstützen die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
• Prüfpfad: Interne Kontrollverfahren müssen dokumentiert sein, um die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt zu gewährleisten.
• Rechnungsprüfung: Inhaltliche, formelle und steuerliche Prüfung bleibt weiterhin Pflicht.

Hinweise

• PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen im Sinne der neuen Vorschriften, da sie keine strukturierte Datenbasis für die automatische Verarbeitung bieten.
• Fax-Rechnungen gelten weiterhin als Papierrechnungen und müssen entsprechend archiviert werden.
• Digitalisierung von Papierrechnungen ist zulässig, ersetzt aber nicht die Anforderungen an E-Rechnungen für neue Geschäftsvorfälle.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnung ist ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend und bringt zahlreiche Vorteile in puncto Effizienz, Kosten und Transparenz. Unternehmen sollten rechtzeitig ihre Prozesse, Software und Archivierungssysteme anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Tipp für Lexware-Nutzer:
Mit Lexware Office und den weiteren genannten Produkten können Sie E-Rechnungen einfach erstellen, versenden und archivieren – inklusive aller gesetzlich geforderten Formate.