Die digitale Buchhaltung verändert sich rasant. Mit dem Jahreswechsel 2025 treten wichtige gesetzliche Neuerungen in Kraft und Lexware Office reagiert mit zahlreichen Funktionsupdates. Unternehmer*innen, Freiberufler und Selbstständige stehen vor der Herausforderung, E‑Rechnungen zu nutzen, neue Schwellenwerte in der Umsatzsteuer zu beachten und die Pflegeversicherungsbeiträge ihrer Mitarbeitenden digital zu melden. Gleichzeitig bringt Lexware Office mehrere Innovationen, die Arbeitsprozesse automatisieren und die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien erleichtern. Dieser Beitrag gibt einen kompakten Überblick über die aktuellen Gesetzesänderungen, stellt die neuesten Funktionen von Lexware Office vor und liefert praxisnahe Tipps für einen effizienteren Arbeitsalltag.

E‑Rechnungspflicht ab 2025 – was ändert sich?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B‑Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die gesetzliche Grundlage wurde im Wachstumschancengesetz geschaffen und verpflichtet Firmen dazu, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der EU‑Norm EN 16931 auszustellen. Papierrechnungen oder PDF‑Rechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als E‑Rechnungen. Wichtig: Es gibt Übergangsfristen für den Versand. Bis Ende 2026 können Papierrechnungen oder Rechnungen im alten Format mit Zustimmung des Empfängers weiter verschickt werden. Unter bestimmten Voraussetzungen gilt diese Verlängerung sogar bis Ende 2027 – etwa, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr unter 800.000 Euro lag. Für den Empfang von E‑Rechnungen bestehen keine Übergangsfristen: Alle Unternehmen müssen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können.

Kleinunternehmer sind teilweise von der Pflicht zur Ausstellung von E‑Rechnungen befreit, müssen aber E‑Rechnungen empfangen können. Lexware Office unterstützt die Erstellung, den Versand und die Archivierung von E‑Rechnungen vollständig.

Umsetzung in Lexware Office

Mit dem Update Mai 2025 wurde eine integrierte E‑Rechnungsprüfung eingeführt: Eingehende E‑Rechnungen werden automatisch auf Korrektheit geprüft; Probleme zeigt die Software direkt im Prüfbericht an und eine Reklamation kann per Mail angestoßen werden. Diese Funktion reduziert den manuellen Aufwand und sorgt für rechtssichere Prozesse.

Neue Funktionen in Lexware Office 2025

Smart Split, Stripe‑Integration und Kontaktvorschläge

Lexware Office erweitert kontinuierlich sein Ökosystem. Zum 1. August 2025 wurde Smart Split für Geschäftskonto‑Nutzer eingeführt. Dieses Modul ermöglicht es, prozentuale Rücklagen für Steuern oder andere Zwecke festzulegen; bei jedem Zahlungseingang wird die Rücklage automatisch auf ein Unterkonto gebucht. Bereits am 11. August wurde die Erweiterung Stripe Invoicing by MiracleSync veröffentlicht. Sie verbindet Stripe nahtlos mit Lexware Office, sodass Zahlungen, Rechnungen und Gebühren automatisch synchronisiert werden und kein manueller Datenabgleich nötig ist. Am 24. Juli folgte die Schnittstelle Stripe Invoicing by Envoix, die ebenfalls alle Stripe‑Transaktionen automatisiert und GoBD‑konform überträgt.

Für die Belegerfassung hat Lexware Office im Juli eine neue Funktion eingeführt, die sich Kontaktvorschläge merkt: Die Software erinnert sich an die letzten Kontaktzuordnungen eines Geschäftspartners und schlägt bei neuen Belegen die passenden Kontakte vor. Diese intelligente Verbesserung beschleunigt die Belegerfassung und reduziert Zuordnungsfehler.

Echtzeit‑BWA, integrierte E‑Rechnungsprüfung und DaBPV‑Meldung

Im Juni 2025 stellte Lexware Office die Echtzeit‑BWA vor: Automatisch angepasste Berichte für Bilanzierung und Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung helfen, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Funktion stellt aktuelle Kennzahlen für Banken und Behörden bereit und unterstützt Unternehmer bei der Liquiditätsplanung.

Eine der wichtigsten gesetzlichen Änderungen betrifft das **Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)**. Seit dem 1. Juli 2025 müssen Arbeitgeber die Kinderzahl ihrer Mitarbeitenden digital melden. Lexware Office automatisiert diesen Prozess: Ab Juli übernimmt die Software die DaBPV‑Meldung und übermittelt die Daten digital. Unternehmen, die das Verfahren noch nicht aktiviert haben, sollten spätestens jetzt umstellen, da die Teilnahme ab Juli 2025 verpflichtend ist.

Weitere Integrationen und Erweiterungen

Im Frühjahr 2025 sind zahlreiche Partner‑Integrationen hinzugekommen:

• JTL WAWI by Intercon‑Systems: Exportiert Belege aus dem Warenwirtschaftssystem JTL vollautomatisch zu Lexware Office.
• Artesa: Eine digitale Lösung für Handwerksbetriebe zur Planung, Dokumentation und Abrechnung.
• Webmetic: Synchronisiert potenzielle Neu‑ und Bestandskunden in Lexware Office und hilft bei der Lead‑Generierung.
• HubSpot by Apiup: Optimiert die Datensynchronisation zwischen HubSpot und Lexware Office.
• Kassenklingeln: Synchronisiert Etsy‑Buchungen mit Lexware Office.

Die Vielfalt an Integrationen zeigt, wie offen Lexware Office für Drittsysteme ist. Insbesondere für E‑Commerce‑Händler bieten diese Schnittstellen erhebliche Zeitvorteile.

Gesetzesänderungen 2025 – Kleinunternehmergrenze, Aufbewahrungsfristen & Steuervorteile

Kleinunternehmerregelung

Das Jahressteuergesetz 2024 hebt die Umsatzgrenzen für die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung deutlich an. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen die inländischen Gesamtumsätze des Vorjahres bis zu 25.000 Euro betragen und der Gesamtumsatz im laufenden Jahr bis 100.000 Euro. Wer diese Grenzen einhält, muss keine Umsatzsteuer ausweisen und profitiert von weniger Bürokratie. Für Gründer gilt: Bleibt der Umsatz im laufenden Jahr unter 25.000 Euro, kann die Regelung ebenfalls angewendet werden.

Verlängerte Fristen & Bürokratieentlastung

Unternehmer, die ihre Steuererklärung 2024 von einer Steuerberatungskanzlei erstellen lassen, haben durch die Steueränderungen 2025 länger Zeit: Die Abgabefrist verlängert sich auf 30. April 2026. Wer die Steuererklärung selbst ausfüllt, muss sie hingegen bis 31. Juli 2025 abgeben. Das neue Bürokratieentlastungsgesetz bringt weitere Erleichterungen:

• Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege müssen nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Umsatzsteuer‑Voranmeldung: Die Schwelle für die monatliche Abgabe steigt auf 9.000 Euro; darunter reicht eine vierteljährliche Abgabe.
• Bagatellgrenze: Die Grenze für die Differenzbesteuerung wird von 500 auf 750 Euro angehoben.

Zudem wird der Grundfreibetrag bei der Einkommensteuer rückwirkend erhöht: Für 2024 steigt er auf 11.784 Euro; ab 2025 beträgt der Grundfreibetrag 12.096 Euro. Diese Anpassung entlastet insbesondere kleine Betriebe und Freiberufler.

Sachbezugswerte und Investitionsanreize

Die Sachbezugswerte für 2025 werden angepasst. Der Monatswert für Verpflegung bei vergünstigten Mahlzeiten beträgt 333 Euro, ein Frühstück wird mit 2,30 Euro pro Tag angesetzt und Mittag‑ bzw. Abendessen mit 4,40 Euro. Für Unterkunft oder Miete gilt ein Pauschalwert von 282 Euro monatlich (9,40 Euro pro Tag).

Am 11. Juli kündigte Lexware Office neue Steuervorteile ab 01.07.2025 an, darunter Turbo‑Abschreibungen für E‑Fahrzeuge und erhöhte Abschreibungen für bewegliche Wirtschaftsgüter. Diese Investitions‑Booster sollen KMU motivieren, in nachhaltige Technologien zu investieren. In Lexware Office sind die neuen Regeln bereits hinterlegt.

Praxis‑Tipps für KMU, Selbstständige und Freiberufler

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die tägliche Buchhaltung mit Lexware Office effizienter zu gestalten:

1. Angebotspakete hinterlegen: Speichern Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen als Artikel in Lexware Office, um sie mit einem Klick in Angebote oder Rechnungen zu übernehmen. Besonders bei standardisierten Leistungen wie Stundenpaketen oder Vorlagen spart diese Funktion viel Zeit.
2. Integrationen für Zeiterfassung nutzen: Verknüpfen Sie Lexware Office mit Zeiterfassungstools wie Clocko:do, Timicx oder TimeTrack. Erfasste Arbeitszeiten werden direkt ins System übertragen, sodass Rechnungen schneller erstellt werden können.
3. Folgebelege generieren: Aus einem Angebot können Sie mit wenigen Klicks eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung erstellen. So reduzieren Sie Fehler und beschleunigen Ihren Workflow.
4. Markierfunktion bei der Belegerfassung einsetzen: Bei fehlerhaft ausgelesenen Daten lässt sich der korrekte Bereich einfach markieren und dem richtigen Feld zuordnen – das verhindert Tippfehler.
5. Belege direkt bezahlen: Überweisungen können direkt aus der Belegübersicht vorbereitet werden; mehrere Zahlungen lassen sich gesammelt übermitteln, wodurch der Beleg automatisch als „bezahlt“ markiert wird.
6. Eingangsbelege per Mail hochladen: Senden Sie Rechnungen einfach an Ihre persönliche Beleg‑Mailadresse. Lexware Office lädt sie automatisch hoch und ordnet sie dem Bereich „zu prüfen“ zu.
7. Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Serienrechnungen lassen sich einrichten, sodass Lexware Office wiederkehrende Rechnungen in den festgelegten Intervallen erstellt und versendet.

Durch diese Maßnahmen sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden manuelle Fehler. Sie profitieren von einem strukturierten Workflow, der Ihre Arbeit vorbereitet und automatisiert.

Workflow‑Optimierung mit Lexware Office

Neben den genannten Tipps bieten die neuen Funktionen zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten. Die Echtzeit‑BWA liefert aussagekräftige Kennzahlen, mit denen Sie Trends frühzeitig erkennen und Ihre Liquiditätsplanung verbessern. In Verbindung mit Smart Split können Sie Steuerrücklagen automatisieren und jederzeit nachvollziehen, welche Mittel für Steuern, Investitionen oder Rücklagen bereitstehen. Die Stripe‑Integrationen sorgen dafür, dass Ihre Zahlungsabwicklung ohne Medienbrüche funktioniert und gleichzeitig GoBD‑konform bleibt.

Eine besondere Erleichterung für Arbeitgeber ist die automatische DaBPV‑Meldung: Lexware Office ermittelt die Anzahl der Kinder Ihrer Mitarbeitenden und übermittelt die Daten digital. Damit erfüllen Sie die seit Juli 2025 geltende gesetzliche Pflicht, ohne zusätzliche Prozesse etablieren zu müssen.

Unternehmen, die über Grenzen hinweg tätig sind, sollten außerdem die neuen EU‑weiten Kleinunternehmerregelungen beachten. Lexware Office kann Sie dabei unterstützen, die erforderlichen Umsatzmeldungen korrekt abzugeben.

Fazit und Handlungsempfehlungen

2025 ist ein Jahr der Umbrüche für die digitale Buchhaltung. Die E‑Rechnungspflicht und das DaBPV‑Verfahren setzen rechtliche Rahmenbedingungen, während Lexware Office mit neuen Funktionen wie Smart Split, Echtzeit‑BWA und integrierter E‑Rechnungsprüfung aufwartet. Gleichzeitig entlasten höhere Umsatzgrenzen, verkürzte Aufbewahrungsfristen und verlängerte Steuerfristen die Unternehmen.

Als Steuerkanzlei empfehlen wir unseren Mandanten, umgehend auf E‑Rechnungen umzusteigen, die neuen Steuerfristen zu berücksichtigen und die automatischen Meldungen im Bereich Lohn & Gehalt (DaBPV) zu aktivieren. Nutzen Sie die neuen Lexware‑Integrationen, um Zeiterfassung, Zahlungsdienste und CRM‑Systeme zu verbinden. Mit den oben genannten Workflow‑Tipps optimieren Sie Ihren Arbeitsalltag und sparen wertvolle Zeit.

Bleiben Sie auf dem Laufenden – wir informieren Sie jeden Montag über weitere Neuerungen rund um Lexware Office und die digitale Buchhaltung.