Reisekosten-Guide 2025
Ihr interaktiver Leitfaden zu den steuerlichen Regelungen in Deutschland
Grundlagen: Die “Erste Tätigkeitsstätte”
Das gesamte Reisekostenrecht hängt von einem Begriff ab: der “ersten Tätigkeitsstätte”. Nur wenn Sie außerhalb dieses Ortes und Ihrer Wohnung tätig sind, handelt es sich um eine Dienstreise. Dieser Abschnitt hilft Ihnen zu verstehen, wie dieser Ort bestimmt wird, denn dies hat direkte finanzielle Folgen für die Abrechnung Ihrer Fahrten und Spesen.
Wie wird die erste Tätigkeitsstätte bestimmt?
Festlegung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber hat das vorrangige Recht, die erste Tätigkeitsstätte arbeitsrechtlich (z.B. im Vertrag) festzulegen. Diese Zuordnung muss dauerhaft sein.
Gesetzliche Kriterien
Gibt es keine Festlegung, prüft das Finanzamt nach festen Regeln:
- Täglich: Arbeiten Sie typischerweise täglich an einem Ort?
- 2 Tage / Woche: Oder sind Sie je Woche 2 volle Tage dort?
- 1/3 der Zeit: Oder verbringen Sie mind. 1/3 Ihrer Arbeitszeit dort?
Wichtig: Die Festlegung durch den Arbeitgeber hat immer Vorrang! Selbst wenn Sie die meiste Zeit an Ort C verbringen, kann der Arbeitgeber Ort B als erste Tätigkeitsstätte definieren, wenn Sie dort dauerhaft zugeordnet sind. Fahrten nach B sind dann nur mit der Entfernungspauschale absetzbar, Fahrten nach C hingegen als volle Dienstreise.
Pauschalen: Fahrtkosten & Verpflegung
Für Dienstreisen können verschiedene Kosten pauschal vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Hier sehen Sie die wichtigsten Sätze für Fahrten mit dem Privat-PKW und den Verpflegungsmehraufwand. Nutzen Sie den Rechner, um Ihre Fahrtkostenerstattung schnell zu ermitteln.
Fahrtkosten-Rechner (PKW)
Steuerfreie Erstattung:
0,00 €
(Basis: 0,30 € pro Kilometer)
Verpflegungspauschalen Inland
Je nach Dauer der Abwesenheit
Wichtige Regel: Die Dreimonatsfrist
Der Anspruch auf Verpflegungspauschalen für eine Tätigkeit am selben auswärtigen Ort endet nach drei Monaten. Aber: Eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen startet die Frist von Neuem!
Der “Mahlzeiten-Dschungel”
Erhält man auf einer Dienstreise eine Mahlzeit vom Arbeitgeber, wird es kompliziert. Je nach Reisedauer wird entweder die Verpflegungspauschale gekürzt oder es entsteht ein steuerpflichtiger Vorteil. Finden Sie mit dem Rechner heraus, was in Ihrem Fall zutrifft.
Mahlzeiten-Rechner
Vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten:
Ihr Ergebnis
Ursprüngliche Pauschale
14,00 €
Kürzung durch Mahlzeiten
– 0,00 €
Auszahlung (steuerfrei)
14,00 €
Zusätzlich steuerpflichtig!
0,00 €
(geldwerter Vorteil)
Langzeit-Einsätze & Zweitwohnung
Für längere berufliche Einsätze an einem Ort oder eine beruflich bedingte Zweitwohnung gibt es spezielle Regelungen und finanzielle Obergrenzen. Hier finden Sie die wichtigsten Fakten zu den Höchstbeträgen, die im Inland gelten.
Längerfristige Auswärtstätigkeit
Nach 48 Monaten am selben auswärtigen Einsatzort gilt für die Unterkunftskosten im Inland eine Obergrenze.
1.000 €
pro Monat maximal absetzbar/steuerfrei erstattbar.
Doppelte Haushaltsführung
Für eine beruflich notwendige Zweitwohnung am Arbeitsort sind die Kosten für die Unterkunft im Inland ebenfalls gedeckelt.
1.000 €
pro Monat maximal absetzbar/steuerfrei erstattbar.
Hinweis für das Ausland: Diese Höchstgrenzen von 1.000 € gelten nur für Einsätze und Zweitwohnungen im Inland. Im Ausland können die nachgewiesenen, notwendigen Kosten weiterhin in voller Höhe angesetzt werden.