Diese Zusammenfassung fasst die wichtigsten Inhalte des Schnelleinstiegs zur Buchhaltung mit Lexware Office zusammen und gibt Ihnen einen praxisnahen Überblick über die zentralen Themen, Pflichten und Funktionen – insbesondere für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen in Deutschland.

1. Grundlagen: Freiberufler oder Gewerbetreibender?

• Freie Berufe: z. B. Architekten, Berater, Designer, Künstler. Für sie reicht meist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
• Gewerbetreibende: z. B. Handwerk, Handel, Gastronomie, Dienstleistungen. Gewerbeanmeldung beim Amt ist Pflicht.
• Wichtig: Das Finanzamt entscheidet, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender gelten.

2. Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

• Umsatzsteuerpflicht: Gilt grundsätzlich für fast alle Produkte und Dienstleistungen.
• Kleinunternehmerregelung (ab 2025):
  • Umsatz im Vorjahr < 25.000 €, im laufenden Jahr < 100.000 € → Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht.
  • Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, keine Abführung ans Finanzamt.
  • Ab 2024: Keine Pflicht mehr zur Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung für Kleinunternehmer.
• Umsatzsteuervoranmeldung: Monatlich oder vierteljährlich, außer bei sehr geringer Steuerschuld (ab 2025: < 2.000 €).
• Soll- vs. Istversteuerung:
  • Istversteuerung: Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang fällig (vorteilhaft für kleine Unternehmen).
  • Sollversteuerung: Umsatzsteuer bereits bei Rechnungsstellung fällig.

3. GoBD und Aufbewahrungspflichten

• GoBD: Vorschriften für ordnungsgemäße Buchführung und Datenverarbeitung (Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit).
• Aufbewahrungsfristen:
  • Bis 31.12.2024: 10 Jahre
  • Ab 01.01.2025: 8 Jahre
• Lexware Office: GoBD-konforme Archivierung, auch nach Vertragsende kostenloser Zugriff auf Ihre Daten.

4. Buchhaltungsprozess mit Lexware Office

Schritt-für-Schritt:

1. Ausgaben erfassen:
   • Belege hochladen oder mit App fotografieren.
   • Automatische Erkennung und Verbuchung (KI-gestützt).
2. Einnahmen erfassen:
   • Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge werden automatisch erkannt.
3. Bankkonto anbinden:
   • Automatische Zuordnung von Bankumsätzen zu Rechnungen und Belegen.
   • Auch PayPal und mehrere Konten möglich.
4. Umsatzsteuer-Voranmeldung:
   • Prognose und Versand direkt aus Lexware Office (Elster-Anbindung).
5. Zusammenarbeit mit Steuerberater:
   • Kostenloser Zugriff für Steuerberater, Datenexport im DATEV-Format.
6. EÜR und GuV:
   • Jederzeit aktuelle Auswertungen zur Unternehmenslage.

5. Rechnungen, Angebote und E-Rechnungen

• Rechtssichere Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Mahnungen etc.
• E-Rechnungspflicht: Lexware Office unterstützt die Erstellung und den Versand nach gesetzlichen Vorgaben.
• Automatisierte Prozesse: Angebote werden mit einem Klick zu Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.
• Direkter E-Mail-Versand und rechtssichere Archivierung.

6. Automatisierung und Bankanbindung

• Automatische Kategorisierung und Zuordnung von Bankumsätzen.
• Offene Posten werden sofort angezeigt.
• Bezahlung von Lieferantenrechnungen direkt aus Lexware Office.
• Sicherheitsstandards: Bafin-zugelassen, Server in Deutschland.

7. Monatsabschluss in wenigen Minuten

1. Rechnungen schreiben und versenden
2. Kostenbelege hochladen und verbuchen
3. Bankumsätze zuordnen
4. Umsatzsteuervoranmeldung per Klick senden
5. Steuerberater-Zugriff ermöglichen (optional)

8. Tipps für die Praxis

• Belege immer sammeln und digitalisieren
• Regelmäßige Buchhaltungszeiten einplanen
• Geschäfts- und Privatkonten strikt trennen
• Abschreibungen und Betriebsausgaben optimal nutzen
• Fehler vermeiden, indem Sie alles sorgfältig prüfen

9. Zusatzfunktionen und Erweiterungen

• Lohnabrechnung (integrierbar)
• Webshop-Anbindung, Zeiterfassung, Reisekosten u.v.m.

Fazit

Lexware Office bietet eine umfassende, automatisierte und GoBD-konforme Lösung für die Buchhaltung kleiner Unternehmen, Selbstständiger und Freiberufler. Die Software erleichtert die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, automatisiert viele Arbeitsschritte, unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Durch die Integration von Bankkonten, die Unterstützung von E-Rechnungen und die einfache Erstellung von Auswertungen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen.