Was können Selbstständige von der Steuer absetzen

Selbstständige und Freiberufler haben zahlreiche Möglichkeiten, ihre Steuerlast durch das Absetzen betrieblicher Ausgaben zu senken. Entscheidend sind die betriebliche Veranlassung, die lückenlose Dokumentation und die Kenntnis der aktuellen steuerlichen Spielregeln. Die Nutzung moderner Buchhaltungssoftware und die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater sorgen für Rechtssicherheit und optimale Ausnutzung aller Möglichkeiten.

Grundsatz

Alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst und nachweisbar sind, können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Entscheidend ist die betriebliche Notwendigkeit und die lückenlose Dokumentation durch Rechnungen oder Quittungen.

Steuerliche Pflichten und Erklärungen

Gewerbetreibende: Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung (ab 24.500 € Gewinn), Umsatzsteuererklärung, ggf. Lohnsteueranmeldungen.
Freiberufler: Einkommensteuererklärung, ggf. Umsatzsteuererklärung, bei Mitarbeitenden Lohnsteueranmeldung.
Elektronische Übermittlung: Steuererklärungen und Gewinnermittlungen müssen elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden.

Betriebsausgaben im Detail

1. Arbeitsort und Arbeitsmittel

Arbeitszimmer: Voll absetzbar, wenn Mittelpunkt der Tätigkeit; alternativ Pauschale bis 1.260 €/Jahr.
Homeoffice-Pauschale: 6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr, wenn kein separates Arbeitszimmer vorhanden.
Nebenkosten: Bei mindestens 90% betrieblicher Nutzung absetzbar.
Umzugskosten: Bei betrieblicher Veranlassung absetzbar.
Laptop, PC, Software: Seit 2021 im Jahr der Anschaffung voll absetzbar.
Telefonkosten: Betriebsanschluss voll, Privatanschluss pauschal 20% (max. 20 €/Monat) oder nach tatsächlichem Nachweis.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Sofortabzug bis 800 € netto.

2. Mobilität und Reisekosten

Firmenwagen: Alle Kosten absetzbar; Privatnutzung muss versteuert werden (1%-Regel oder Fahrtenbuch).
Privater Pkw für betriebliche Fahrten: 0,30 €/km pauschal oder tatsächliche Kosten.
E-Bike \& andere Fahrzeuge: Analog zum Firmenwagen, Privatanteil muss berücksichtigt werden.
Leasingraten: Komplett absetzbar, wenn Fahrzeug gemietet wird.
Deutschlandticket, Bahncard: Für betriebliche Fahrten absetzbar.
Kfz-Steuer: Für Firmenwagen absetzbar.
Reisekosten: Fahrtkosten, Übernachtungskosten (nur für die eigene Person), Verpflegungsmehraufwand (14 €/Tag ab 8 Std., 28 €/Tag ab 24 Std.).
Geschäftsessen: 70% der Bewirtungskosten, mit korrektem Beleg.

3. Mitarbeitende und Personal

Weihnachtsfeier: Bis 110 €/Teilnehmer steuerfrei.
Steuerfreie Zuwendungen: Tankgutscheine, Jobtickets, etc. sind absetzbar.
Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeberanteil voll absetzbar.
Altersvorsorge für Mitarbeitende: Als Lohnkosten absetzbar.

4. Werbung, Fortbildung und Sonstiges

Werbungskosten: Werbung, Sponsoring, Geschenke (bis 50 €/Empfänger/Jahr), Messekosten, Fachliteratur.
Fortbildungskosten: Nur, wenn sie betrieblich veranlasst sind.
Mitgliedsbeiträge: IHK, Handwerkskammer, Berufsverbände, Berufsgenossenschaft.
Versicherungen: Alle betrieblich veranlassten Versicherungen.
Darlehenszinsen: Nur Zinsen, nicht Tilgung.
Steuerberatungskosten: Für betriebliche Beratung absetzbar.
Kosten vor Gründung: Als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ absetzbar.

5. Spezielle Pauschalen

Für hauptberuflich schriftstellerisch/journalistisch Tätige: Pauschal 30% des Umsatzes, max. 2.455 €/Jahr.
Für nebenberufliche künstlerische/wissenschaftliche Tätigkeiten: Pauschal 25% des Umsatzes, max. 614 €/Jahr.

Investitionsabzugsbetrag (§ 7g EStG)

Bis zu 50% der geplanten Netto-Anschaffungskosten für bewegliche Wirtschaftsgüter (z.B. Maschinen, Fahrzeuge) können bereits vor dem Kauf steuermindernd geltend gemacht werden.
Voraussetzungen: Gewinn vor Abzug max. 200.000 €, betriebliche Nutzung mind. 90%.

Wichtige Hinweise und Tipps

Belegpflicht: Alle Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden, Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.
Trennung privat/geschäftlich: Besonders bei Solo-Selbstständigen wichtig; Rechnungen möglichst auf den Betrieb ausstellen lassen.
Dokumentation: Bei gemischter Nutzung (z.B. Telefon, Auto) muss der betriebliche Anteil nachvollziehbar dokumentiert werden.
Software-Einsatz: Digitale Buchhaltungssoftware wie Lexware Office erleichtert die Belegverwaltung und GoBD-konforme Archivierung.